Hoe PlanningPME synchroniseren met uw Outlook of Google Agenda? - Enterprise-versie

Synchroniseer de agenda van een of meer medewerkers en zelfs de agenda van een specifieke ruimte of apparatuur met uw Outlook of Google Agenda.
Met de Enterprise versie van de PlanningPME online planning applicatie, wordt het synchroniseren van de gebeurtenissen van een of meer PlanningPME bronnen met uw Outlook of Google Agenda een fluitje van een cent!

Inleiding
Hoe synchronisatie van agenda's met Outlook of Google Agenda instellen?
Hoe werkt agendasynchronisatie?
Toegangsrechten inzake synchronisatie
FAQ

Synchro Outlook / Google Agenda

Inleiding

Deze functionaliteit van synchronisatie van één of meerdere PlanningPME bronnen met Outlook of Google Calendar is beschikbaar met de Enterprise versie van PlanningPME. De parameterisatie wordt gedaan door elke gebruiker en volgens zijn gebruiksrechten. Elke gebruiker van de planning zal in staat zijn om de planning van de middelen die hij kan raadplegen in PlanningPME te synchroniseren met zijn Outlook of Google agenda door de onderstaande stappen te volgen.

Technische vereisten

Outlook : Een Microsoft 365-account

Google Calendar : Een persoonlijk of professioneel Google-account

Als de gebruikers deel uitmaken van een bedrijfsdirectory zoals Google Workspace of Microsoft Entra, dan moeten er extra aanpassingen worden gemaakt in de infrastructuur om synchronisatie mogelijk te maken.

Hoe de synchronisatie van PlanningPME met Outlook of Google Agenda instellen?

Stappen voor het opzetten van de synchronisatie

Elke PlanningPME gebruiker moet de volgende stappen doorlopen om de agenda van een resource te synchroniseren met zijn Outlook of Google Agenda:

Maak verbinding met uw PlanningPME web Access online agenda
Ga naar het menu -> Mijn kalenders
Klik op de knop "Agenda toevoegen".
Kies de resource in de agenda die u wilt synchroniseren. Een gebruiker kan alleen bronnen synchroniseren waarvoor hij leesrechten heeft.
Kies een agenda: Microsoft Outlook of Google.
Klik op de knop "Verbinden met Microsoft" of "Verbinden met Google".
Geef uw toestemming door de door PlanningPME gevraagde toestemmingen te accepteren
Een bericht geeft aan dat de agenda op afstand is aangemaakt. Elke gebruiker heeft de lijst van kalenders die hij wil synchroniseren in het menu -> Mijn kalenders
Toegang tot de agenda van de bron direct vanuit Outlook of Google Calendar.

U kunt vervolgens nieuwe menselijke of materiële bronnen synchroniseren door de vorige stappen te herhalen.

Agenda's gesynchroniseerd met Google Calendar

Een of meer kalenders worden aangemaakt in Google Calendar. Als er meerdere kalenders zijn, worden ze over elkaar gelegd en komt de kleur van de taken overeen met de kleur die aan de kalender van de resource is toegewezen.

Synchronisatie van PlanningPME en Google Agenda-software

Agenda's gesynchroniseerd met Outlook

Een of meer kalenders worden aangemaakt naast uw hoofdkalender in Outlook. De kleur van de gebeurtenissen komt overeen met de kleur die aan de agenda van een resource is toegewezen.
Je hebt verschillende mogelijkheden om meerdere kalenders tegelijk weer te geven in Outlook: naast elkaar, overlay.

Synchronisatie Google Agenda — Synchronisatie van PlanningPME-planningssoftware en Outlook-agenda

Hoe werkt agendasynchronisatie?

Synchronisatie in één richting

De synchronisatie gebeurt in één richting: de synchronisatie van de gebeurtenissen gebeurt alleen in de richting van de PlanningPME toepassing naar Google Calendar of Outlook. De hoofdsoftware is PlanningPME.

Een gebeurtenis toevoegen, wijzigen en verwijderen uit PlanningPME

Toegevoegd: Alle gebeurtenissen (taken en onbeschikbaarheden) aangemaakt vanuit PlanningPME worden aangemaakt in de externe kalender.

Wijziging: De hoofdsoftware is PlanningPME, om een gebeurtenis te wijzigen, moet u dit doen vanuit de PlanningPME online software.
Om wijzigingen te vergemakkelijken, wordt een link naar de PlanningPME gebeurtenis verzonden in elke gesynchroniseerde gebeurtenis van de externe agenda. Dus, om de gebeurtenis te wijzigen, hoeft u alleen maar op de link te klikken.

Verwijdering: Alle gebeurtenissen (taken en onbeschikbaarheden) die uit PlanningPME worden verwijderd, worden in de externe kalender verwijderd.

Keuze van informatie verzonden naar Outlook of Google agenda

U kunt de velden die u wilt zien in het commentaargedeelte van Outlook- en Google Agenda-evenementen kiezen uit het menu Extra -> Beschrijving -> Google Agenda / Microsoft Outlook in de PlanningPME-toepassing. Geef bijvoorbeeld het volledige adres van de afspraak weer, en/of de status van een gebeurtenis en/of elk aangepast veld.

De synchronisatie stoppen en de agenda op afstand verwijderen

Elke gebruiker van de agenda kan ervoor kiezen om de synchronisatie met de externe agenda te stoppen zodra hij dat wil. Om dit te doen, klikt u in het menu "Mijn agenda's" op de knop "Verwijderen" van de externe agenda die u wilt stoppen met synchroniseren. Bij het verwijderen heeft u de keuze om de externe agenda die is aangemaakt door PlanningPME te verwijderen of te behouden.

Toegangsrechten inzake synchronisatie

Recht op synchronisatie met Outlook en/of Google Agenda

Op het niveau van de groepsrechten van de gebruiker (Gegevensmenu -> Groep), kunt u kiezen of de gebruiker PlanningPME kan synchroniseren met Outlook (Mijn agenda's / Microsoft Outlook) en/of Google Calendar (Mijn agenda's / Google Calendar).

Welke bronnen kan de gebruiker synchroniseren?

In de gebruikersrechten (menu Gegevens -> Gebruiker) kunt u de diensten kiezen die elke gebruiker mag lezen. De gebruiker kan dan alle bronnen synchroniseren die deel uitmaken van de dienst(en) die hij kan bekijken.