Ga naar het menu "Tools" -> "Gebruikersgroepen". Klik op de knop "Toevoegen" om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken.

In het menu Groep zijn meerdere tabs beschikbaar.

Tab Algemeen: Toegang tot algemene instellingen
Tab Resources: Toegang tot informatie over de Resource
Tab Klanten: Toegang tot klantinformatie
Tab Opties: Toegang tot de opties van het menu Tools
Tab Gebeurtenis: Toegang tot de informatie in de gebeurtenis

Tab Algemeen: Toegang tot algemene instellingen

U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende functies en velden van de planning. Als u een term deselecteert, krijgt de gebruiker geen toegang tot deze functie,

Interne instellingen van de software 
Geef toegang tot verschillende functies van de software: Gebruikersrechten, Categorie, Feestdagen, Extra velden, Vakanties, Indelingen, Opties, Beschrijving, Geschiedenis, Kennisgevingen.

Definitie van de organisatie (menu Gegevens)
Geef toegang tot een weergeven, toevoegen, wijzigen of verwijderen van deze verschillende gegevens uit de software: afdelingen, resources, vaardigheden, klanten, projecten, beperkingen.

Normaal gebruik van de planning
Geef toegang tot raadplegen, toevoegen, wijzigen of verwijderen van: Lijst met boekingen, lijst met niet-beschikbaarheden, boekingen, niet-beschikbaarheden, zoeken, toewijzing forceren, beperkingen forceren, vaardigheid forceren.

Geavanceerde functies
Recht om een gebeurtenis te vergrendelen of ontgrendelen. Let op: Een gebruiker kan zijn eigen gebeurtenissen ontgrendelen, zelfs als hij dit recht niet heeft.

Toegang tot planningweergaven
Toegang tot planningweergaven: Resource, boeking, project, klant, lijst

Weergave beperkt in tijd
De gebruikersgroep ziet een planningsperiode die beperkt is in tijd ongeveer zoveel dagen, weken, maanden of jaren.

Tab Resources: Toegang tot informatie over de Resource

Toegang tot tabs: Toegang tot tabs: U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende tabs van het venster Resource: informatie, tijdsperiodes, niet-beschikbaarheden, vaardigheden, medewerkers, overige resources, geschiedenis.

Sorteren: U kunt ook beslissen of deze groep recht heeft om resources op de planning te sorteren of niet.

Tab Klanten: Toegang tot klantinformatie

Toegang tot tabs: U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende tabs van het venster Klant: algemeen, geschiedenis, tab 1, tab 2, uitrusting.

Toegang tot alle klanten: U kunt beslissen of deze groep recht heeft om alle klanten te plannen of niet. Als u deze optie deselecteert, kunt u bij het aanmaken van de gebruiker selecteren welke klanten toegankelijk zijn voor deze gebruiker.

Tab Opties: Toegang tot de opties van het menu Tools

Toegang tot tabs: U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende tabs van het menu Opties: algemeen, slots, weergave, gebeurtenis.

Tab Gebeurtenis: Toegang tot de informatie in de gebeurtenis

Toegang tot tabs: U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende tabs van het venster Gebeurtenissen: algemeen, facturatie, tab 1, tab 2, tab 3, beschrijving. 
De tabs 1, 2 en 3 komen overeen met de extra velden..
Als u "Beschrijving", deselecteert, ziet de gebruiker geen informatie weergegeven in de gekleurde rechthoek die voor de gebeurtenis staat.

Algemeen: Algemeen: U kunt al dan niet toegang geven tot verschillende velden in de gebeurtenis: project, subproject, label, resource, percentage, categorie, begindatum, einddatum, begintijd, eindtijd, hele dag, werktijden, periodiciteit, duur, pauze, opmerking, klant, uitrusting.

Zichtbaar, toegang, verplicht: Geef aan of elk veld alleen zichtbaar is voor raadpleging, toegankelijk voor wijziging en/of verplicht. Als een veld verplicht is, kunt u een gebeurtenis pas opslaan als dit veld is ingevoerd.

Vanuit het menu Extra -> Gebruikers kunt u al uw gebruikers beheren. De kolom "Gekoppelde account(s)" toont de account(s) die aan een gebruiker is/zijn gekoppeld.

Klik op een gebruiker om het venster "Gebruiker" te openen.

Er bestaat twee soorten authenticatie :

• De database wordt gehost op onze servers (Cloud): authenticatie van het account

• De database wordt gehost op onze servers: authenticatie via gebruikersnaam en wachtwoord en afwezigheid van de tab Accounts

Via de tabbladen in dit venster kunt u de rechten van de geselecteerde gebruiker instellen :

Tab Algemeen
Tab Accounts
Tab Geavanceerd

Tab Algemeen

Gebruikersnaam: Voer een gebruikersnaam in

Gebruikersgroep: Selecteer een gebruikersgroep in de lijst: de gebruiker krijgt de rechten van deze groep.

Toegang: Geef toegang tot het lezen en/of schrijven van de verschillende afdelingen van de planning.

Resource: Selecteer de resource die hoort bij de aangemaakte gebruiker.

Klanten: Dit veld verschijnt als de gebruikersgroep geen toegang heeft tot alle klanten. U kunt dan in deze lijst de klanten selecteren waar de gebruiker toegang tot heeft.

Tab Accounts (Cloud versie)

Voer een of meer e-mailadressen in. Scheid de elementen met een komma",", een puntkomma";" of een regeleinde.

U kunt een persoonlijke tekst toevoegen aan de uitnodigingsmail voordat u deze naar de gebruikers stuurt.

Door op deze knop te klikken, wordt er een e-mail gestuurd naar de gebruikers die u wilt uitnodigen op de planning. De gebruiker hoeft alleen maar op de link in de ontvangen e-mail te klikken en de instructies te volgen om zijn account aan te maken en toegang te krijgen tot de planning.

De bijbehorende accounts verschijnen hier.

Staat: De status "Gevalideerd" of "In behandeling" geeft aan of de account zich bij deze planning heeft gevoegd door op de link in de email te klikken.

Verwijderen: Hier kunt u de koppeling met het account verwijderen. Als een medewerker bijvoorbeeld het bedrijf heeft verlaten, kunt u de koppeling met de planning verwijderen, zodat deze medewerker er geen toegang meer toe heeft.

Verzend opnieuw: U heeft de mogelijkheid om de uitnodiging 'opnieuw te versturen' als u ziet dat de status 'In behandeling' is.

Sluit het gebruikersvenster en rol door het menu Extra -> "Gebruikers" heen om de gebruikers te beheren. De kolom "Gekoppelde account(s)" toont de account(s) die aan een gebruiker is/zijn gekoppeld. De e-mails tussen haakjes geven aan dat de aan de account gekoppelde persoon nog niet is aangesloten bij de planning.

Tab Geavanceerd

Contact voor meer informatie over deze instelling.

Hier ziet u hoe u de gebruiker moet instellen om ervoor te zorgen dat hij alleen zijn eigen planning kan zien:

Toegang: Niks aanvinken

Resource: Selecteer de resource die hoort bij de aangemaakte gebruiker.

Als de gebruiker nu inlogt, ziet hij alleen zijn eigen agenda.