Kennisgevingen van gebeurtenissen

Automatische meldingen (e-mail en sms)

Blijf dankzij de meldingen op elk moment geïnformeerd over de nieuwe taken of verlofaanvragen op de planning!
In de Premiumversie van PlanningPME Web Access is het mogelijk om de verzending van de automatische meldingen via e-mail en/of sms aan de gebruikers, bronnen en/of klanten te parametreren volgens de gedefinieerde filters en acties.

De meldingen zijn inbegrepen in de versie "Premium" van PlanningPME Web Access. Door de opteren voor de versie "Premium" verschijnt er een menu "Meldingen" in het menu Gegevens. Indien u van deze functionaliteit wilt gebruikmaken, contacteer ons gerust om uw abonnementsformule te wijzigen.

Om u te helpen in het creëren van uw automatische meldingen, volg de hieronder beschreven stappen. Ga eerst naar het menu Gegevens -> Meldingen en klik daarna op "Toevoegen" om een melding te creëren.

Beschrijving van de beschikbare velden

Naam vul de formulering van uw melding in
Gebeurtenis : kies of uw melding de gebeurtenissen van het type "Taak" of "Onbeschikbaarheid" betreft.
Filters: kies de filters die toegepast moeten worden voor deze melding tussen de volgende keuzes:

• Het Label : wordt de melding opgestart voor alle formuleringen van gebeurtenissen of slechts sommige?
• Resources: wat zijn de betrokken bronnen?
• Diensten: op welke diensten heeft de melding betrekking?

Acties : voor elke actie,kunt u het moment, het type d’actie en het type doel kiezen.

• Wanneer… : kies, in de volgende lijst, op welk moment de melding wordt verzonden:
  Wanneer de categorie... wordt
  Wanneer de toestand... wordt
  Wanneer de gebeurtenis gecreëerd wordt
  Wanneer de gebeurtenis gewijzigd wordt
  Wanneer de gebeurtenis gecreëerd of gewijzigd wordt
• Type actie : kies tussen de volgende acties: Via e-mail verzenden of via sms verzenden
• Type doelen : volgens het type gekozen actie, zullen de meldingen verzonden worden naar een of meerdere gebruikers naar keuze, ofwel naar de bronnen of klanten verbonden met de gebeurtenis.
  

Voorvereisten

Zodat uw verschillende doelen (gebruiker, bron en klant) een e-mail kunnen ontvangen, is het noodzakelijk dat het veld e-mail ingevuld is in de overeenkomende fiches van de gebruiker, de bron en de klant. Let erop om de juiste invoer van dit gegeven goed te verifiëren.

Verzonden velden

Ziehier de standaard verzonden velden:

• Data
• Formulering van de taak of de onbeschikbaarheid
• Toestand van de taak of de onbeschikbaarheid
• De naam van de betrokken bronnen
• Knop "Gebeurtenis zien" : deze knop verschijnt uitsluitend in de e-mail indien het doel een gebruiker is of een planningsbron. Door op deze link te klikken, indien u een gebruiker bent van de verbonden planning, zal een gebeurtenis rechtstreeks op de planning opengaan op de gegeven datum. Indien het doel een klant is, verschijnt deze knop niet in de automatische e-mail.

U wenst het via e-mail verzonden model te personaliseren? Dat is mogelijk, contacteer ons gerust om een offerte te ontvangen.

Voorvereisten

Het veld "mobiele telefoon" van de verschillende doelen (bron en klant) moet ingevuld worden volgens het internationaal formaat (met de landcode) in de overeenkomende schermen zodat ze een sms kunnen ontvangen.

Verzenden via Amazon Web Services

SMS versturen wordt gedaan door Amazon Web Services, en je moet eerst een AWS account openen. Zodra uw account is aangemaakt, stelt u de Simple Notification Service in en beheert u de IAM-toegangssleutel. Deze sleutel moet bij uw bestelling aan ons technisch team worden verstrekt om het versturen van SMS op uw toegang te activeren. U kunt dan uw credits en de follow-up van de verzendingen beheren in de AWS-beheerconsole.

NB: Als u een andere SMS-provider gebruikt, contacteer ons zodat we uw ontwikkelingsaanvragen kunnen bekijken.

Verzonden velden

Ziehier de standaard verzonden velden:

• Data
• Formulering van de taak of de onbeschikbaarheid
• Toestand van de taak of de onbeschikbaarheid
• De naam van de betrokken bronnen
• Link naar de gebeurtenis : de link verschijnt uitsluitend indien het doel een bron is. Door op deze link te klikken, indien u een gebruiker bent van de verbonden planning, zal een gebeurtenis rechtstreeks op de planning opengaan op de datum van de betrokken gebeurtenis. Indien het doel een klant is, verschijnt deze knop niet in de sms.

Voor elke doelbestemmeling (bron, klant en gebruiker) kunt u een communicatietaal definiëren tussen de in de applicatie beschikbare talen (Frans, Engels, Spaans etc...). De melding zal verzonden worden in de gekozen taal voor elke doelbestemmeling.

De gebruiker die de meldingen creëert zal de mogelijkheden hebben afgestemd op zijn gebruikersrechten op de planning.

Beheer op het niveau van de gebruikersgroepen

U kunt de toegang tot het beheer van de meldingen beperken (Menu Gegevens -> Meldingen) op het niveau van de gebruikersgroep. Daarvoor volstaat het naar het Menu Gegevens-Groep te gaan, daarna naar de tab algemeen en de optie Melding af te vinken in het gedeelte Interne parametrisering van de software.

Beperkingen op het niveau van de filters

• Beperking van diensten : de vermelde diensten zijn diensten waarvoor de gebruiker over leesrechten beschikt .
• Beperkingen van bronnen : de vermelde bronnen zijn bronnen verbonden met de diensten waarvoor de gebruiker over leesrechten beschikt.
• Beperking van formuleringen : de vermelde formuleringen zijn formuleringen met betrekking tot de diensten waarvoor de gebruiker over leesrechten beschikt.

Beperkingen op het niveau van de acties

• Beperking van de gebruikersdoelen : indien de gebruiker toegang heeft tot het beheer van de gebruiksrechten, zal hij gelijk welke gebruiker als doel kunnen kiezen. Indien hij geen toegang heeft tot het beheer van de rechten, zal hij enkel zijn gebruikersnaam kunnen selecteren.

Toegangsbeperking tot de meldingen gecreëerd door andere gebruikers

De lijst van meldingen wordt door de gebruiker gefilterd. Een gebruiker ziet immers enkel de meldingen afgestemd op zijn gebruikersrechten.

Voorbeeld 1: Meldingen van verlof

Omschrijving

Wanneer een verlof wordt gecreëerd op de planning voor een werknemer van de technische dienst, wordt de verantwoordelijke Paul via e-mail verwittigd.
Wanneer de werkgever het verlof aanvaardt of weigert (door de toestand van de gebeurtenis te wijzigen), wordt de werknemer verwittigd via e-mail.

Parametriseringstabel

Naam	Meldingen van verlof Technische dienst
Gebeurtenis	Niet-beschikbaarheid
Filters	Label = Vrije dagen Afdeling = Technische dienst
Acties	Actie 1 Wanneer de gebeurtenis gecreëerd wordt Type actie = een e-mail verzenden / Type doel = Gebruiker / Keuze gebruiker = Paul Actie 2 Wanneer de toestand... Bevestigd; Geweigerd wordt Type actie = een e-mail verzenden / Type doel = Bron

Voorbeeld 2: Melding van afspraak

Omschrijving

Voor alle werknemers van de dienst marketing of de commerciële dienst wordt, wanneer er een afspraak wordt gecreëerd, gewijzigd of verwijderd, de werknemer via e-mail verwittigd.
Bovendien ontvangt de klant een e-mail wanneer de afspraak is bevestigd.

Parametriseringstabel

Mijn markeringen : meldingen in de vorm van een lijst en markeringen

Een kennisgeving informeert de gebruiker over het aanmaken of wijzigen van een boeking en/of een niet-beschikbaarheid met betrekking tot de planning. De kennisgevingen worden ingesteld door de gebruiker en deze ontvangt een waarschuwing zodra er een wijziging is door een rode markering en een lijst.

Om deze optie te activeren, ga in het menu Tools -> Opties -> Gebeurtenis en vink daarna « aan; Mijn markeringen » activeren;. Daarna verschijnt binnen het menu Account de optie "Mijn markeringen".

Elke gebruiker kan zijn eigen kennisgevingen instellen. Hij kan het type kennisgeving selecteren dat hij wil ontvangen, toevoegen en/of wijzigen van gebeurtenissen.

Een manager wil bijvoorbeeld een kennisgeving ontvangen als een nieuwe niet-beschikbaarheid wordt toegevoegd aan de planning.

Rode markering: Als een gebruiker verbinding maakt met de planning, geven rode markeringen de gebeurtenissen (boekingen of niet-beschikbaarheden) aan die zijn aangemaakt of gewijzigd in de planning van de resource.

Lijst van kennisgevingen: U heeft tevens een lijst van alle meldingen vanuit het menu Account-> Mijn markeringen.

Om een kennisgeving te verwijderen is het voldoende om de boeking of de niet-beschikbaarheid te openen, die wordt gemeld.