Meeting Room Planning
Of je nu vergaderingen, evenementen of lessen coördineert, met onze software voor ruimteplanning kun je moeiteloos de bezetting van ruimtes beheren en beschikbare ruimtes vinden.
Het optimaliseren van de planning van reserveringen van lokalen is essentieel om een efficiënt gebruik van vergaderruimtes binnen een bedrijf te garanderen. Een goed georganiseerd bezettingsschema van de vergaderruimte maximaliseert de beschikbaarheid en minimaliseert planningsconflicten. Om dit beheer te vergemakkelijken, is het van cruciaal belang om een gedeeld vergaderruimteschema te maken dat in realtime toegankelijk is voor alle teams. Dit vereenvoudigt het beheer van de ruimteplanning door werknemers in staat te stellen eenvoudig vergaderingen, conferenties, workshops, lessen of andere evenementen te plannen en ervoor te zorgen dat de benodigde apparatuur beschikbaar is, waardoor de samenwerking en productiviteit worden verbeterd.
Belangrijkste functies voor het plannen van kamers
Filters
Human en/of materiële resources
E-mail en meldingen
Verschillende soorten kamers en apparatuur beheren
Heeft uw bedrijf nood aan een planning voor het beheer en de toewijzing van zalen voor vergaderingen, opleidingen, seminaries,...? Plan de bezetting van zalen in een plaar klikken en volgens zelf in te stellen criteria (apparatuur in de zaal, de capaciteit en de soort zaal,...). Een opleiding vooraf plannen of een kamer vinden op het laatste moment wordt kinderspel.
Met een gedeelde planning kunt u de beschikbaarheid van lokalen effectief beheren en uw afspraken organiseren volgens uw tijdschema. Met de online kalender van PlanningPME kunt u de bezettingsgraad in realtime visualiseren en de capaciteit van elke vergaderzaal controleren. Met een betere coördinatie kunt u schoonmaaksessies plannen tussen boekingen, zodat u voor elk evenement een ongerepte omgeving krijgt. Dit vergemakkelijkt de organisatie en zorgt ervoor dat alle ruimtes voldoen aan de behoeften van uw vergaderingen, trainingssessies en seminars.
Eenvoudig en efficiënt kamerreserveringen stroomlijnen
Hoe kunt u de planning van vergaderzalen, conferentie zalen en bijbehorende apparatuur optimaliseren? Hoe omgaan met veranderingen in de organisatie van uw planning? Via PlanningPME kunt u niet alleen de verschillende vergaderruimten beheren, maar ook het gebruik van de apparatuur, de resources en de beschikbare apparatuur voor een bepaalde ruimte. Via enkele muisklikken beheert u de organisatie van één of meer ruimtes voor een vergadering, een training of ander event op een bepaald tijdstip.
Er zijn verschillende weergaven van de planning beschikbaar waardoor een gedetailleerd of algemeen beeld getoond kan worden van de bezetting van de ruimtes. Op elk gewenst moment kan een boeking gemaakt, bewerkt of verwijderd worden. De praktische functies wijzen op conflicten in de planning wanneer bijvoorbeeld een ruimte of een resource niet beschikbaar zijn op het gewenste tijdstip.
Case studies van Klanten - Getuigenissen
Ons bedrijf is gespecialiseerd in bijscholing en opleidingen en met PlanningPME beheren wij ongeveer 80 medewerkers/deelnemers en 15 lokalen. Wij gaan naar onze klanten toe en wij vinden dat we met PlanningPME onze sessies goed kunnen beheren. Na een zoektocht van een paar maanden hebben wij voor PlanningPME gekozen omdat het voldeed aan bijna al onze behoeftes en aan de relatief lage prijs. Wij vinden dat het programma perfect aansluit op onze behoeftes. De implementering is prima gegaan en het programma voldoet aan onze verwachtingen.
Ontdek het succesverhaal van onze klant Bâtiment 4
De vereniging Bâtiment IV gebruikt PlanningPME om de organisatie van culturele evenementen te beheren
Overzicht bedrijf
Bâtiment 4 is een cultureel centrum (third place) met ongeveer dertig zalen, verdeeld over een gebouw van 3000 m2 om zelf te gebruiken, te reserveren door de vaste leden van verenigingen en ook door niet-vaste leden. De zalen kunnen voor korte periodes worden gereserveerd maar ook voor evenementen die enkele weken kunnen duren.
Gebouw 4 is in september 2020 gecreëerd. De doelgroep is het publiek van de stad Esch sur Alzette, die in 2022 Culturele Hoofdstad van Europa wordt.
Alle Luxemburgers zijn dus de doelgroep, evenals de buitenlanders die deze nieuwe Europese hoofdstad komen bezoeken.
Onze planningsbehoeften
We hebben zalen speciaal voor theater, anderen voor dansen en andere zalen voor conferenties, vergaderingen en tentoonstellingen. Het doel was om de beschikbaarheid van zalen te kunnen beheren in een planningstool die voor alle verenigingen toegankelijk is. Bâtiment IV is multicultureel en multifunctioneel. We beschikken over grote zalen van 111 m2. Er zullen podia worden geïnstalleerd voor de zalen die bestemd zijn voor theater. Belangrijke informatie: de leden van de verschillende verenigingen kunnen hier gratis over beschikken. Externe bedrijven zullen moeten betalen voor de dienst van het reserveren van een zaal.
De reserveringen van zalen voor alle soorten evenementen beheren
In het begin zijn drie bedrijven geraadpleegd want het bedrijf was nog maar net met zijn activiteiten gestart en op zoek naar de ideale tool. Voor ons is PlanningPME een intuïtieve gebruiksvriendelijke planningstool die iedereen kan raadplegen, zelfs met een enkel beeldscherm.
De bestuurder en de artistiek begeleider zijn verantwoordelijk voor het gebruik van de planning.
Op hun beurt kunnen de verenigingsmanagers ook toegang krijgen tot de planning en reserveringen boeken voor hun verschillende evenementen. Wat het materiaal betreft, dit wordt door de mensen extern gehuurd. Bâtiment IV zal stoelen bieden, een overheadprojector in de vergaderzaal die ook in de grote zalen kan worden geïnstalleerd om conferenties te houden.
FAQ
Hier zijn de 5 stappen om een een planning voor het reserveren van lokalen te maken:
- Kies een online planningstool : Kies een online boekingssysteem of software voor kamerbeheer waarmee gebruikers de beschikbaarheid in realtime kunnen zien en gemakkelijk kunnen reserveren.
- Bewaar de kamers en hun specifieke kenmerken : Documenteer elke vergaderruimte met zijn capaciteiten, beschikbare apparatuur en andere relevante bijzonderheden.
- Definieer de soorten boekingen : Stel boekingscategorieën op om het gebruik van ruimtes beter te organiseren. Voorbeelden zijn interne vergaderingen, trainingssessies of presentaties.
- Gebruikers aanmaken : Voeg alle medewerkers toe aan het boekingssysteem en wijs hen de nodige rechten toe om kamers te boeken.
- Publiceer het rooster op een scherm : Geef de planning van de vergaderruimte weer op een scherm in een gemeenschappelijke ruimte voor onmiddellijke zichtbaarheid.
Hier zijn de 6 stappen om een planning op te stellen voor het reserveren van lokalen:
- Beoordeel de behoeften : Identificeer perioden van piekvraag en de specifieke behoeften van elk team of elke gebruiker om het gebruik van de vergaderruimte te optimaliseren.
- Kies een beheertool : Gebruik een boekingstool zoals Excel, Google Calendar, Outlook of een applicatie voor het reserveren van kamers.
- Definieer de boekingsregels : Stel duidelijke regels op voor boekingen, zoals de maximale duur van de vergadering, gebruiksprioriteiten en voorafgaande kennisgevingsperioden voor boekingen om redelijk gebruik te garanderen.
- Tijdsloten maken : Definieer beschikbare tijdvakken voor boekingen op basis van werktijden en piekperiodes, zodat u verzekerd bent van een evenwichtige verdeling van de beschikbaarheid.
- Communiceer de procedures : Informeer alle gebruikers over de boekingsprocedures, inclusief hoe ze een reservering kunnen maken, wijzigen of annuleren, dit om een gemeenschappelijk begrip te garanderen en conflicten te voorkomen.
- Monitoren en bijsturen : Bewaak het gebruik van de ruimte en pas de tijdsloten of boekingsprocedures aan op basis van de behoeften en feedback van gebruikers, om een effectief en adequaat beheer te behouden.
30 dagen gratis proefversie om uw planning te verbeteren
Vraag een demo aan Gratis testversie
