Meeting Room Planning
Of je nu vergaderingen, evenementen of lessen coördineert, met onze software voor ruimteplanning kun je moeiteloos de bezetting van ruimtes beheren en beschikbare ruimtes vinden.
Ga aan de slag Vraag een demo aan
Het optimaliseren van de planning van reserveringen van lokalen is essentieel om een efficiënt gebruik van vergaderruimtes binnen een bedrijf te garanderen. Een goed georganiseerd bezettingsschema van de vergaderruimte maximaliseert de beschikbaarheid en minimaliseert planningsconflicten. Om dit beheer te vergemakkelijken, is het van cruciaal belang om een gedeeld vergaderruimteschema te maken dat in realtime toegankelijk is voor alle teams. Dit vereenvoudigt het beheer van de ruimteplanning door werknemers in staat te stellen eenvoudig vergaderingen, conferenties, workshops, lessen of andere evenementen te plannen en ervoor te zorgen dat de benodigde apparatuur beschikbaar is, waardoor de samenwerking en productiviteit worden verbeterd.
Belangrijkste functies voor het plannen van kamers
Filters
Human en/of materiële resources
E-mail en meldingen
Verschillende soorten kamers en apparatuur beheren
Heeft uw bedrijf nood aan een planning voor het beheer en de toewijzing van zalen voor vergaderingen, opleidingen, seminaries,...? Plan de bezetting van zalen in een plaar klikken en volgens zelf in te stellen criteria (apparatuur in de zaal, de capaciteit en de soort zaal,...). Een opleiding vooraf plannen of een kamer vinden op het laatste moment wordt kinderspel.
Met een gedeelde planning kunt u de beschikbaarheid van lokalen effectief beheren en uw afspraken organiseren volgens uw tijdschema. Met de online kalender van PlanningPME kunt u de bezettingsgraad in realtime visualiseren en de capaciteit van elke vergaderzaal controleren. Met een betere coördinatie kunt u schoonmaaksessies plannen tussen boekingen, zodat u voor elk evenement een ongerepte omgeving krijgt. Dit vergemakkelijkt de organisatie en zorgt ervoor dat alle ruimtes voldoen aan de behoeften van uw vergaderingen, trainingssessies en seminars.
Eenvoudig en efficiënt kamerreserveringen stroomlijnen
Hoe kunt u de planning van vergaderzalen, conferentie zalen en bijbehorende apparatuur optimaliseren? Hoe omgaan met veranderingen in de organisatie van uw planning? Via PlanningPME kunt u niet alleen de verschillende vergaderruimten beheren, maar ook het gebruik van de apparatuur, de resources en de beschikbare apparatuur voor een bepaalde ruimte. Via enkele muisklikken beheert u de organisatie van één of meer ruimtes voor een vergadering, een training of ander event op een bepaald tijdstip.
Er zijn verschillende weergaven van de planning beschikbaar waardoor een gedetailleerd of algemeen beeld getoond kan worden van de bezetting van de ruimtes. Op elk gewenst moment kan een boeking gemaakt, bewerkt of verwijderd worden. De praktische functies wijzen op conflicten in de planning wanneer bijvoorbeeld een ruimte of een resource niet beschikbaar zijn op het gewenste tijdstip.
Ze vertrouwen ons.
Ons bedrijf is gespecialiseerd in bijscholing en opleidingen en met PlanningPME beheren wij ongeveer 80 medewerkers/deelnemers en 15 lokalen. Wij gaan naar onze klanten toe en wij vinden dat we met PlanningPME onze sessies goed kunnen beheren. Na een zoektocht van een paar maanden hebben wij voor PlanningPME gekozen omdat het voldeed aan bijna al onze behoeftes en aan de relatief lage prijs. Wij vinden dat het programma perfect aansluit op onze behoeftes. De implementering is prima gegaan en het programma voldoet aan onze verwachtingen.
Association Bâtiment IV
Federación Abreu
FAQ
Hier zijn de 5 stappen om een een planning voor het reserveren van lokalen te maken:
- Kies een online planningstool : Kies een online boekingssysteem of software voor kamerbeheer waarmee gebruikers de beschikbaarheid in realtime kunnen zien en gemakkelijk kunnen reserveren.
- Bewaar de kamers en hun specifieke kenmerken : Documenteer elke vergaderruimte met zijn capaciteiten, beschikbare apparatuur en andere relevante bijzonderheden.
- Definieer de soorten boekingen : Stel boekingscategorieën op om het gebruik van ruimtes beter te organiseren. Voorbeelden zijn interne vergaderingen, trainingssessies of presentaties.
- Gebruikers aanmaken : Voeg alle medewerkers toe aan het boekingssysteem en wijs hen de nodige rechten toe om kamers te boeken.
- Publiceer het rooster op een scherm : Geef de planning van de vergaderruimte weer op een scherm in een gemeenschappelijke ruimte voor onmiddellijke zichtbaarheid.
Hier zijn de 6 stappen om een planning op te stellen voor het reserveren van lokalen:
- Beoordeel de behoeften : Identificeer perioden van piekvraag en de specifieke behoeften van elk team of elke gebruiker om het gebruik van de vergaderruimte te optimaliseren.
- Kies een beheertool : Gebruik een boekingstool zoals Excel, Google Calendar, Outlook of een applicatie voor het reserveren van kamers.
- Definieer de boekingsregels : Stel duidelijke regels op voor boekingen, zoals de maximale duur van de vergadering, gebruiksprioriteiten en voorafgaande kennisgevingsperioden voor boekingen om redelijk gebruik te garanderen.
- Tijdsloten maken : Definieer beschikbare tijdvakken voor boekingen op basis van werktijden en piekperiodes, zodat u verzekerd bent van een evenwichtige verdeling van de beschikbaarheid.
- Communiceer de procedures : Informeer alle gebruikers over de boekingsprocedures, inclusief hoe ze een reservering kunnen maken, wijzigen of annuleren, dit om een gemeenschappelijk begrip te garanderen en conflicten te voorkomen.
- Monitoren en bijsturen : Bewaak het gebruik van de ruimte en pas de tijdsloten of boekingsprocedures aan op basis van de behoeften en feedback van gebruikers, om een effectief en adequaat beheer te behouden.
