Hoe u een vergadering, afspraak, evenement of een andere taak opnieuw kunt plannen

Veelvoorkomende redenen zijn:

• Dubbele boeking of prioriteitswijzigingen
• Ziekte, dringende taken of noodgevallen
• Belangrijke deelnemers of medewerkers niet beschikbaar

Het opnieuw plannen van een afspraak is geen fout, het is een veelvoorkomend probleem. Het belangrijkste is dat je het professioneel aanpakt.

Probeer PlanningPME om de herplanning te verbeteren

Hier zijn de voorbeelden van drie meest voorkomende soorten herschikkingen in verschillende bedrijfstakken.

Een technicus die dinsdag voor een installatie is gepland, meldt zich ziek

• Impact op de organisatie : Taken of afspraken moeten opnieuw worden toegewezen of uitgesteld
• Oplossing : Wijs de installatietaak opnieuw toe aan een andere beschikbare technicus met dezelfde vaardigheden, of stel deze uit tot de volgende beschikbare datum. Stel de klant op de hoogte als de datum van de installatie verandert.

Een klant vraagt om zijn afspraak te verplaatsen van donderdagmiddag naar vrijdagochtend.

• Impact op de organisatie : Geplande werkzaamheden moeten worden uitgesteld of aangepast
• Oplossing : Update het schema en de resources; stuur een nieuwe bevestiging naar de klant en het team. Stel een andere datum voor als er geen beschikbaarheid is op het schema.

Er is een operationeel of technisch probleem (uitval van de apparatuur, vertraging in de levering, slecht weer)

• Impact op de organisatie : Taken kunnen niet starten of eindigen zoals gepland
• Oplossing : Identificeer de betrokken taken en resources en pas het schema aan door ze uit te stellen of opnieuw toe te wijzen. Breng de betrokken klanten of teams op de hoogte en geef prioriteit aan het hervatten van de normale activiteiten zodra het probleem is opgelost.

1. Snel en duidelijk communiceren : Stuur een snelle kennisgeving, idealiter 24+ uur van tevoren indien mogelijk
2. Gebruik duidelijke onderwerpregels : Maak uw e-mail sjabloon zo duidelijk mogelijk. Het onderwerp kan bijvoorbeeld zijn: “Verplaatsen: [Naam van de vergadering] op [Datum]”
3. Bied kort je excuses aan : Alleen al het feit dat je spijt hebt van de last-minute wijziging is voldoende. Geef in één zin een bondige reden.
4. Stel 2–3 tijdopties voor : Om de mogelijkheden voor het vinden van een gezamenlijke plek te vergroten en het heen-en-weer-gesprek te minimaliseren, kunt u verschillende opties voorstellen.
5. Vraag om bevestiging : Om er zeker van te zijn dat iedereen aanwezig is, vraagt u alle deelnemers om dit te bevestigen.
6. Bedank de ontvangers : Zodra u een volgend moment gevonden hebt, laat u uw waardering blijken door alle betrokken leden te bedanken.
7. Gebruik een online planningstool : Bespaar tijd en verminder stress met behulp van planningssoftware zoals PlanningPME. Zo krijgt u een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid van uw medewerkers en kunt u op relevante momenten automatisch aangepaste e-mails versturen.

Hier zijn enkele sjablonen die u kunt gebruiken om alle soorten evenementen opnieuw te plannen: vergadering, afspraak...

Sjabloon 1: Algemeen sjabloon om aan te passen

Onderwerp : Het opnieuw plannen van onze [vergaderingsnaam] op [oorspronkelijke datum]

Hoofdtekst
Hallo [Naam],

Het spijt me, maar ik moet onze vergadering die oorspronkelijk was gepland voor [Datum] naar [Tijd] verplaatsen vanwege [korte reden]. Zou [Datumoptie 1] of [Datumoptie 2] voor u werken?

Laat me weten wat je voorkeur heeft of deel je beschikbaarheid. Bedankt voor je flexibiliteit!

Beste,
[Je naam]

Sjabloon 2: Een belangrijke deelnemer is niet beschikbaar

Onderwerp : We moeten onze [naam van de vergadering] verplaatsen naar [Oorspronkelijke datum] vanwege de beschikbaarheid van het team

Body
Hallo [Naam],

[Naam] verontschuldigt zich, maar vanwege een wijziging op het laatste moment kan hij niet meedoen. Aangezien hij een belangrijk lid van deze vergadering is, is het beter deze uit te stellen.
Laat me weten welke data het beste bij je passen in je agenda:
Optie 1: [Datum en tijd]
Optie 2: [Datum en tijd]
Optie 3: [Datum en tijd]

Bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groeten,
[Je naam]

Sjabloon 3: Bevestigingsmail

Onderwerp : [Naam van de vergadering] verplaatst naar [Nieuwe datum]

Body
Hallo [naam],

Houd er rekening mee dat de datum van [Naam van de vergadering] is gewijzigd in [Datum en tijd].
Nogmaals bedankt voor je begrip en flexibiliteit.

Met vriendelijke groeten,
[Je naam]

Met online planningssoftware zoals PlanningPME wordt het verplaatsen van alle soorten evenementen eenvoudig dankzij handige tijdbesparende functies.

1. Dubbele boekingen beheren : Wees op de hoogte van alle dubbele boekingen dankzij meldingen en een duidelijke en visuele interface
2. Vind veelgebruikte slots in één oogopslag : Rekening houdend met werkuren, lopende taken en afwezigheden van werknemers, stelt de planningstool het eerstvolgende beschikbare tijdslot voor alle deelnemers voor. U kunt het schema ook handmatig filteren op toegewezen bronnen om alle open slots visueel te identificeren.
3. Verslepen om een nieuwe afspraak te maken : Verplaats vergaderingen of taken met een snelle drag-and-drop. Het is niet nodig om elke gebeurtenis handmatig te bewerken.
4. Taken eenvoudig opnieuw toewijzen : Als iemand niet werkt of overbelast is, selecteer dan meerdere taken en verplaats ze met enkele muisklikken naar een ander teamlid.
5. Niet-toegewezen taken beheren : Gebruik het paneel "Te plannen" als een takenlijst om niet-toegewezen taken op te slaan en wijs deze taken vervolgens toe aan resources wanneer duidelijk wordt dat ze beschikbaar zijn.
6. Stuur tijdens het hele proces automatische herinneringen : Zodra u de status van een taak hebt gewijzigd of opnieuw hebt gepland, worden er automatisch meldingen naar de betrokken personen gestuurd. Geen extra e-mails nodig.
7. Het schema delen : Nodig eenvoudig werknemers of klanten uit voor de planning met specifieke lees- of schrijftoegang.

Voordelen om een goede e-mailetiquette (duidelijke, tijdige en beleefde communicatie) te combineren met de kracht van PlanningPME (functies voor slimme planning en automatische meldingen):

• Respecteer de tijd van je team
• Verlaag de administratieve lasten
• Voorkom dubbele boekingen en miscommunicatie
• Houd iedereen moeiteloos op de hoogte

Een andere planning gebeurt, maar met de juiste aanpak hoeft dat geen hoofdpijn te zijn. Volg deze richtlijnen en plan vergaderingen als een professional opnieuw, terwijl je tegelijkertijd georganiseerd blijft en je team op koers blijft.