Automatisering van de workflow en het documentaire beheer met Arxivar

Veel bedrijven werken met Arxivar. Deze platform is, dankzij zijn motor workflow volledig configureerbaar, in staat documenten en bedrijfsprocedures te beheren. De creatie van een geïntegreerd plannings- en bedrijfsbeheersproces laat toe om het werk flexibeler te maken en de informatie vlotter en homogener over te maken.
De doelstelling van deze integratie blijft om de planning van het personeel te vereenvoudigen, wat leidt tot tijd- en productiviteitswinst. Hoe?
Door een workflow te creëren die de manuele registraties van gegevens minimaliseert tijdens de creatie van nieuwe taken. Deze zal ook toelaten om de bronnen te leiden in de rapporteringsactiviteiten.
Bovendien beidt de integratie een regiecabine, waar men de progressiemarge van de verkoop en de huidige activiteiten kan beheren door toegang te hebben tot gegevens en documenten in een gedeelde webomgeving.

De integratie met PlanningPME stelt u niet alleen in staat te profiteren van de documentaire kracht van Arxivar met de oprichting van een digitaal archief waar u het voordeel zult hebben om te steunen op een krachtige motor workflow, maar ook om alle bronnen te beheren van het bedrijf. De informatie wordt namelijk in reële tijd verdeeld met alle werknemers en klanten dankzij de versturing van e-mails en automatische meldingen.

De verzameling van werkbladen, tijdbladen, vakantie-aanvragen, afwezigheidsaanvragen, etc... zal vereenvoudigd worden en het zal onmiddellijk makkelijker worden om de gegevens te controleren. Het zal ook mogelijk worden om de saldo's van de resterende verlofdagen te raadplegen, de gerealiseerde opleidingen, de taken en de afspraken van uw werknemers, de werkuren van het personneel, de afwezigheden of de te realiseren taken, te beheren.

Andere voordelen samengevat:

• Verbetering van het samenwerkingswerk en het werk op afstand
• Verhoogde samenwerking en geleide toelatingsprocessen
• Creatie van een digitaal gedeeld archief dat makkelijk te raadplegen is
• Praktisch ongelimiteerde mogelijkheid tot dialogen met uw informatiesystemen en bedrijfsarchieven
• Ongelimiteerde gebruikers zonder bijkomende kosten
• Reactieve webinterface en speciale en configureerbare opmaak
• Mobiele gratis toepassingen voor iOs en Android
• Evoluerend systeem, zowel op het vlak van het aantal processen als op het vlak van de hoeveelheid verzamelde en beheerde informatie

De integratie gebeurt op het niveau van de processen en laat de gebruiker toe een unieke werkomgeving te beleven. De informatie komt aan in de vorm van "taak/activiteit" en de progressie ervan zal automatisch beschikbaar zijn voor alle in aanmerking komende bedrijfszones waarbij de planning in PlanningPME kan gebeuren zoals gewoonlijk. De bronnen zullen een melding krijgen die aangeeft welke taken ze moeten vervullen en de opvolging van de taken zal verzekerd worden door het proces dat op het einde informeert over wat er is gerealiseerd op het niveau van de taak. De verbinding tussen de twee systemen gebeurt via een ad hoc ontwikkelde verbinding waar ARXivar toegang tot heeft en die alle gegevens in PlanningPME rapporteert.

De taken in PlanningPME worden, onafhankelijk van hun tijdelijke duurtijd (van één of meerdere dagen) onderschept volgens hun "statuut" en als evenementen handelen ze als hefbomen in de specifieke routines op voorhand gedefinieerd in de workflows (meldingen, aanvraag van taken, geautomatiseerde e-mails, ...).

"Wanneer een bedrijf "slecht werkt" merkt men dat onmiddellijk, wanneer het goed werkt, merkt men het niet".

Wat zijn de minimum voordelen die men kan verwachten?

De voordelen die de kwalitatieve differentiatie betreffen in het rapport met de klant: zich organiseren is vaak veel moeilijker dan het lijkt. Is het u nooit overkomen dat u een bron aan twee taken tegelijk toekent? Of dat u afspraken verzet omdat u beladen bent met werk?

Het gaat om al die voorbeelden waar onze dagelijkse kritieken doorschijnen. Daarom dachten we dat een organisatie en een volledige efficiëntie ook voor onze klant onderscheidende elementen zijn.

Vlotheid en uniformiteit van de werkmethode

Ieder heeft zijn eigen werkmethode en het bedrijf lijkt zo veel werkmethodes te hebben, wat vaak niet gepast is. Een vlotte, flexibele werkmethode die bestudeerd is en bewerkt in verschillende bedrijfsprocesfases betekent ook een betere transmissie van de kennis (shadowing, capaciteit om het systeem te modelleren krachtens de organisatiemethode) tussen de medewerkers die mekaar in de tijd opeenvolgen.

Ik transformeer mijn werkdag

"Ik heb de tools en de tijd om een strategie te creëren"

Uw tijd doorbrengen met het verzamelen van gegevens over activiteiten gerealiseerd bij uw collega's is frustrerend, meestal voor iedereen: of het voor degene is die vraagt of degene die moet antwoorden.Meestal is dit te wijten aan een slechte integratie tussen de in het bedrijf gebruikte software.
Door deze integratie zal uw tijd van de gecompliceerde verzameling van de gegevens veranderen in analyse- en vergelijkingsoperaties.

Uw werkdag zal getransformeerd worden: dankzij de georganiseerde processen en de benutting van de op voorhand geconfigureerde worflows, zal de uitwisselling van informatie tussen de systemen vereenvoudigd worden en kunt u de gegevens makkelijker analyseren vermits ze al homogeen zijn en aan elkaar verbonden.

Contact