Roterend ploegenrooster

Of je nu op zoek bent naar een snelle manier om aan de slag te gaan of een krachtiger tool om de ploegendiensten van je team te beheren, hier vind je je oplossing. U kunt de planningPME-template voor ploegendiensten proberen om een flexibele en professionele oplossing te vinden voor het plannen van ploegendiensten, of u kunt kant-en-klare Excel-sjablonen voor ploegenroosters downloaden voor onmiddellijk gebruik. Kies de optie die het beste bij je behoeften past.

 

Roterende ploegen verwijzen naar werkroosters waarbij werknemers gedurende een bepaalde periode verschillende ploegen doorlopen. Deze diensten kunnen ochtend-, middag-, avond-, dag- en nachtdiensten omvatten, waardoor een continue dekking wordt gegarandeerd voor sectoren die langere openingsuren of 24/7 activiteiten vereisen.

Roterende ploegen werken volgens een cyclus, wat betekent dat werknemers gedurende een bepaalde periode specifieke ploegen draaien en vervolgens naar een andere ploeg roteren. Een werknemer kan bijvoorbeeld twee weken in de dagploeg werken, twee weken overschakelen naar de nachtdienst en dan weer roteren. Deze rotatie zorgt ervoor dat alle werknemers de verantwoordelijkheid delen om minder gewenste diensten te draaien, zoals 's nachts of in het weekend.

Er zijn veel verschillende manieren om wisselende ploegenroosters te maken. Hier zijn enkele veelgebruikte roterende ploegenroosters die in verschillende bedrijfstakken worden gebruikt.

2-ploegendienst

Een schema met twee ploegen verdeelt de werkdag in twee ploegen, meestal een dagdienst en een nachtdienst, waarbij elke dienst ongeveer 8 uur duurt. Werknemers roteren tussen de twee ploegen en werken vaak een vast aantal dagen in de ene ploeg voordat ze overschakelen naar de andere, waardoor een continue dekking wordt gegarandeerd. De ene werknemer kan bijvoorbeeld de eerste week in de dagploeg werken en de volgende week overschakelen naar de nachtploeg, waardoor een wekelijkse rotatie ontstaat met twee vrije dagen tijdens het weekend.

3-ploegendienst

Een schema met drie ploegen verdeelt de werkdag in drie ploegen:'s ochtends,'s middags en 's avonds, zodat er 24 uur per dag dekking is. Werknemers roteren tussen deze diensten en werken doorgaans een week in elke shift voordat ze naar de volgende gaan. Een werknemer kan bijvoorbeeld een week in de ochtendploeg werken, de volgende week de middagploeg en de week daarna de nachtploeg, en dan de cyclus herhalen.

2-2-3 werkschema

Het 2-2-3 werkschema, ook wel Panama-schema genoemd, bestaat uit werknemers die 2 opeenvolgende dagen werken, gevolgd door 2 dagen vrij, vervolgens 3 opeenvolgende dagen werken en vervolgens de cyclus herhalen.

4-ploegendienst

Een schema met vier ploegen verdeelt de werkweek in vier ploegen, meestal dag-, middag- en nachtdiensten, met een rotatiepatroon dat zorgt voor een continue dekking. In een cyclus van 8 dagen zou een werknemer bijvoorbeeld dagdiensten draaien voor de eerste twee dagen, middagdiensten voor de volgende twee, nachtdiensten voor de volgende twee, en dan de laatste twee dagen vrij nemen voordat de cyclus opnieuw wordt gestart.

5-ploegendienst

Het 5*8-schema verdeelt de werkweek in vijf teams, waardoor een volledige en continue dekking van het bedrijf wordt gegarandeerd. De rotatie kan bijvoorbeeld een cyclus van 10 dagen volgen, waarbij werknemers 2 opeenvolgende dagploegen werken, gevolgd door 2 middagploegen, dan 2 nachtdiensten en ten slotte 4 vrije dagen.

4-op 4-af shift schema

Het 4-on-4-off-ploegenschema houdt in dat werknemers 4 opeenvolgende dagen werken, gevolgd door 4 vrije dagen, wat zorgt voor een evenwichtige werkrustcyclus.

DuPont shift schema

Het ploegenschema van DuPont is een roterend ploegenschema van 12 uur dat zich elke 4 weken herhaalt. In deze ploegendienst is het werkpatroon van elke werknemer als volgt: 4 dagen werk - 3 dagen werk - 1 dag vrij -3 dagen werken -3 dagen vrij - 4 dagen werken - 7 dagen vrij.

Kies een ploegenpatroon (weekschema met twee ploegen, schema met drie ploegen, nachtploeg, enz...) en volg de onderstaande stappen om eenvoudig een roterend ploegenschema te maken en te beheren met PlanningPME.

1 - Definieer je teams en middelen 

Verdeel werknemers over teams, rekening houdend met vaardigheden, voorkeuren en wettelijke vereisten.

• Teams : Creëer teams als afdelingen.
• Medewerkers : Creëer je medewerkers en wijs ze toe aan een team. Sommige werknemers geven er misschien de voorkeur aan om in bepaalde ploegen te werken (dag/middag/nacht).

2 - Definieer het tijdsprofiel van elke werknemer

Definieer het aantal uren dat elke dag moet worden geteld in het standaardprofiel. Houd er rekening mee dat het standaardprofiel standaard aan alle werknemers wordt toegewezen. 

• Standaard weekprofiel : Open in het menu Gegevens, Tijdtabellen het standaardprofiel, selecteer „Aantal uren” bij „Definieer de capaciteit als functie van” en specificeer de werkdagen en het aantal werkuren/dag (bijvoorbeeld ma-vr, 8 uur/dag).
• Speciale profielen : Via het menu Gegevens, Tijdtabellen kunt u andere profielen aanmaken voor werknemers met speciale wekelijkse uurprofielen (halve week, alleen's ochtends, enz...). Vervolgens kunt u bij de 'resource' op het tabblad „Tijdstabellen” specifieke profielen aan deze resource toewijzen.

3 - Creëer je ploegendiensten met behulp van „taken”

Creëer uw verschillende diensten als „taken” in het menu Gegevens -> Taak (bijv. ochtend-, dag- en nachtdiensten).

• Label : Dit wordt de naam van de shift (bijvoorbeeld „Ochtenddienst”, „9u00-17u00”)
• Kleur : Wijs aan elke shift een kleur toe om de verschuivingen visueel te onderscheiden.

4 - Maak je lijst met verlof en verlofdagen

Maak een lijst van uw verlof- en verloftijden via het menu Data -> Onbeschikbaarheid.

• Label : Naam van de onbeschikbaarheid (bijv. jaarlijkse vakantie, buitengewoon verlof, PTO)
• Kleur : Selecteer een kleur voor elke onbeschikbaarheid. Houd er rekening mee dat onbeschikbaarheden in het schema met arceringen worden weergegeven om het onderscheid te maken met taken.

5 - Creëer alle terugkerende diensten

Om de verschuivingen te creëren, moet u eerst de logica van het rotatiecycluspatroon definiëren: frequentie (dagelijks, wekelijks, enz.), begindatum en einddatum. U kunt eenvoudig uw volledige planning maken, zelfs voor het hele jaar.

6 - Pas het schema naar behoefte aan

Met PlanningPME kunt u de ploegen eenvoudig opnieuw toewijzen als dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer een werknemer op jaarlijkse vakantie is. Alle wijzigingen in het schema worden vastgelegd in het geschiedenislogboek, zodat u kunt bijhouden wie wat heeft gewijzigd wanneer dat nodig is.

7 - Communiceer en deel het schema

Je kunt het schema communiceren en delen met alle betrokkenen. De volgende functionaliteiten zorgen voor een naadloze communicatie in realtime:

• Beperkte of alleen-lezen toegang tot de planning : Geef elke gebruiker toegang tot het schema met specifieke beperkingen wat ze kunnen zien en wijzigen.
• Meldingen  : Stuur automatisch meldingen naar betrokkenen, getriggered door de acties die u opgeeft (bijv. wijziging van een taak, verlofverzoek)
• Agenda-synchronisatie  : Synchroniseer uw PlanningPME-schema met agendatoepassingen zoals Google Calendar of Outlook, zodat de informatie over PlanningPME ook zichtbaar is in deze toepassingen.

8 - Extraheer het aantal gewerkte uren voor elke werknemer

U kunt voor elke werknemer rapporten maken over het aantal gewerkte uren gedurende een bepaalde periode (per week, maand, jaar, enz.).

• Excel-rapporten/draaitabel : Maak uw eigen draaitabelrapporten van de uren die werknemers elke week, maand of jaar hebben gewerkt en werk deze regelmatig bij.
• Integratie/API  : Integreer uw planning met uw tijdregistratiesoftware

Roterende ploegen bieden belangrijke voordelen voor bedrijven en werknemers, omdat ze zorgen voor continue activiteiten en evenwichtige werklasten.

• Betere dekking : Zorgt voor meer uptime/langere openingsuren met een eerlijke verdeling van de werklast.
• Ontwikkeling van vaardigheden : Verbetert het aanpassingsvermogen, het oplossen van problemen en de veelzijdigheid door middel van gevarieerde ploegendiensten.
• Eerlijkheid en welzijn : Vermindert vermoeidheid door nachtdiensten te delen en gezondere schema's te bevorderen.
• Grotere betrokkenheid : Voorkomt eentonigheid, waardoor werknemers gemotiveerd en productief blijven.
• Balans tussen werk en privéleven : Biedt flexibiliteit voor persoonlijke tijd, boodschappen en sociale activiteiten.
• Lagere kosten voor overuren : Vermindert de behoefte aan overuren, waardoor de arbeidskosten en burn-out van werknemers tot een minimum worden beperkt.
• Aanpassingsvermogen : Bereidt werknemers voor om snel te reageren op onverwachte eisen, waardoor operationele efficiëntie wordt gegarandeerd.

Een goed gepland roterend ploegensysteem verhoogt de productiviteit, eerlijkheid en medewerkerstevredenheid en draagt zo bij aan een veerkrachtig en succesvol personeelsbestand.

Industrieën die vaak gebruik maken van roterende ploegen zijn onder meer:

• Gezondheidszorg : Ziekenhuizen, klinieken en hulpdiensten die 24/7 personeel nodig hebben.
• De maakindustrie : Fabrieken en productie-installaties die continu moeten worden gebruikt.
• Hulpdiensten : Politie, brandweer en paramedici werken in ploegen zodat ze 24 uur per dag beschikbaar zijn.
• Vervoer : Luchtvaartmaatschappijen, scheepvaart, spoorwegen en openbaar vervoer zijn alle uren beschikbaar.
• Gastvrijheid : Hotels, restaurants en klantenservicecentra.
• IT en datacenters : Technologische ondersteuning en gegevensbewaking waarvoor ten allen tijde personeel beschikbaar is.

Deze sectoren profiteren van wisselende ploegendiensten door te zorgen voor constante service, maximale efficiëntie en door de werkdruk van werknemers in evenwicht te houden.

Bij het opstellen van ploegenroosters is het essentieel om te voldoen aan de arbeidswetgeving, waaronder voorschriften inzake maximale werktijden, rusttijden, overwerkvergoeding en werknemersrechten.

• Voldoe aan de arbeidswetgeving inzake werktijden en rusttijden
• Zorg voor voldoende pauzes om vermoeidheid te voorkomen
• Zorg voor een goede opleiding van de medewerkers op het gebied van gezondheidsmanagement tijdens ploegendienst

Het naleven van wettelijke richtlijnen beschermt bedrijven niet alleen tegen sancties, maar zorgt ook voor een eerlijke behandeling en voor het welzijn van werknemers.

Roterende ploegendiensten verbeteren de operationele continuïteit, maar vereisen een zorgvuldige planning om de productiviteit en het welzijn van de werknemers in evenwicht te brengen. PlanningPME maakt het eenvoudig om elk ploegenpatroon te creëren en te beheren dankzij de functie voor terugkerende gebeurtenissen. Of u nu wisselende diensten, vaste roosters of complexe 24/7 dekking nodig hebt, de software automatiseert terugkerende diensten om tijd te besparen en fouten te verminderen. Gebruikers kunnen met slechts een paar klikken patronen instellen, zoals wekelijkse rotaties, wisselende diensten of aangepaste cycli. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat de roosters duidelijk en georganiseerd blijven en in overeenstemming zijn met de arbeidsvoorschriften. Met PlanningPME kunnen bedrijven hun personeelsplanning efficiënt uitvoeren en tegelijkertijd eerlijkheid en productiviteit garanderen.