Planningsoftware voor sociale bemiddeling
Organiseer spreekuren, bezoekenmomenten en workshops met PlanningPME
- De sector: lokale ondersteunende diensten… zowel op kantoor als mobiel
- Waarom planning een „kerntaak“ is voor bemiddelaars
- 8 voordelen van PlanningPME voor uw bemiddelaars
- Wat PlanningPME specifiek te bieden heeft aan organisaties voor sociale bemiddeling
- Vergelijkingstabel: spreadsheet versus papieren versie versus PlanningPME
- 3 praktische voorbeelden hoe u de planning in uw dagelijkse werk kunt gebruiken
- Implementeer PlanningPME zonder dat dit extra werk met zich meebrengt
- Een planning die de dienstverlening… en het team beschermt
- FAQ
In een notendop
In een organisatie die zich bezighoudt met sociale bemiddeling en toegang tot openbare diensten (zoals een onthaalbalie, mobiele teams, organisatie van vervoer of IT-workshops) is de planning niet „alleen maar“ een tijdschema: het is het instrument dat zorgt voor de opvang van de gebruikers, voor de continuïteit van de dienstverlening en voor de kwaliteit van de geboden ondersteuning. Met dienstroosters voor meerdere locaties, bezoekmomenten extern, groepsworkshops, reistijd, afwezigheden en kwalificaties kan de planning al snel ingewikkeld worden. Medewerkers (bemiddelaars, coördinatoren, contactpersonen) hebben behoefte aan een duidelijk, gedeelde en betrouwbare planning dat ter plaatse kan worden geraadpleegd.
De sector: lokale ondersteunende diensten… zowel op kantoor als mobiel
Bemiddelingscentra bieden persoonlijke ondersteuning, gratis en vaak zonder dat er een afspraak nodig is, op een vaste locatie of op mobiele basis, met toegang tot digitale voorzieningen waar deze beschikbaar zijn. Dankzij een netwerk van nationale partners kunnen zij het personeel bijstaan bij een breed scala aan zaken (belastingen, arbeidsrecht, pensioenen, identiteitsbewijzen, enz.). Bij sociale bemiddeling is het doel eveneens om de sociale samenhang te versterken, de toegang tot rechten te waarborgen en alledaagse spanningen en conflicten te voorkomen en te beheersen.
Direct gevolg voor de teams : Een typische dag bestaat uit een combinatie van receptietaken, administratieve ondersteuning, digitale ondersteuning, groepsactiviteiten en af en toe vervoersondersteuning (bus/trein), waarbij zich regelmatig onverwachte gebeurtenissen voordoen.Waarom planning een „kerntaak“ is voor bemiddelaars
In deze sector moet bij een effectieve planning rekening worden gehouden met zeer specifieke beperkingen:
- Een breed scala aan activiteiten en diensten : Spreekuren zonder afspraak, ondersteuning voor dienstverleners (bijvoorbeeld op het gebied van overheidsfinanciën), individuele en groepsworkshops over IT, initiatieven ter voorkoming van conflicten, thema-evenementen (mobiliteit, milieuvriendelijke praktijken, enz.).
- Diversiteit van het publiek : jongeren, ouderen, werkenden, mensen in re-integratietrajecten en mensen met een beperking… (waarvoor uitstekende sociale vaardigheden en een flexibele aanpak vereist zijn).
- Werken op meerdere locaties : dezelfde medewerker kan eerst bij een opvangpunt werken, vervolgens bij een spreekuur-locatie in het veld en daarna in een workshop
- Onvermijdelijke kosten : reizen, coördinatie, vergaderingen, gegevensinvoer, begeleiding/training.
- Kwalificaties en vaardigheden : Voor bepaalde functies zijn bepaalde kwalificaties en/of specifieke vaardigheden vereist.
- Afwezigheden die moeten worden opgevangen zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening: vakantie, ziekteverlof, compensatieverlof en opleidingen.
Een spreadsheet kan volstaan… tot het team groeit, het aantal veldwerkopdrachten toeneemt en er snel vervangend personeel moet worden gevonden en aangestuurd.
8 voordelen van PlanningPME voor uw bemiddelaars
- Centraal overzicht van meerdere locaties en mobiele teams : wie waar is, op welk tijdstip en wat er gebeurt.
- Planning op basis van vaardigheden/kwalificaties : de juiste mensen aan de juiste diensten toewijzen (vaardighedenbeheer beschikbaar in PlanningPME Web Access).
- Beheer van voertuigen : Wanneer u een buitendienstteam samenstelt, reserveer dan tegelijkertijd een voertuig om reserveringsconflicten te voorkomen.
- Onzichtbare (tijds)kosten in beeld brengen : reizen, coördinatie, gegevensinvoer – voor een realistische planning.
- Terugkerende activiteiten : stel terugkerende taken in (wekelijks/maandelijks) en pas alleen de uitzonderingen aan.
- Toegangsrechten voor gebruikers : Elke gebruiker ziet alleen de relevante informatie
- Rapportage + exporteren naar Excel : gegevens extraheren en dashboards maken (exporteren/synchroniseren met Excel).
- Online toegang en agenda-synchronisatie : toegang op afstand, met de mogelijkheid om te synchroniseren met Google Agenda, afhankelijk van uw instellingen.
Wat PlanningPME specifiek te bieden heeft aan organisaties voor sociale bemiddeling
PlanningPME is ontworpen om u te helpen bij het plannen van middelen (personeel en apparatuur) en activiteiten op een gedeelde agenda: ideaal wanneer u bemiddelaars, wachtdiensten, groepsinitiatieven en veldwerk beheert. In de praktijk kunt u uw planning rond drie belangrijke elementen opbouwen:
- Personeelszaken
Een team van bemiddelaars, receptiemedewerkers en diverse coördinatoren
- Materiële middelen
Wagenpark, ruimtes en gedeelde apparatuur
- Activiteiten en taak-statussen
Voorbeelden van activiteiten: dienstroosters, ondersteuning, IT-workshops, vervoersbemiddeling, vergaderingen, opleidingen, reistijd. Voorbeelden van de status van een taak voor een operationeel overzicht van de planning: nog niet gestart / in uitvoering / voltooid / in de wacht / uitgesteld
Vergelijkingstabel: spreadsheet versus papieren versie versus PlanningPME
| Criteria | Spreadsheet (Excel/Sheets) | Op papier | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Realtime updates (voor meerdere gebruikers) | Gedeeltelijk (moet worden bijgewerkt) | Nee | Ja |
| Inloopcentra op meerdere locaties / veld-diensten | Handleiding | Handleiding | Ja |
| Vaardigheden / Kwalificaties | Handleiding | Nee | Ja |
| Afwezigheden (vakantie, ziekte, compensatieverlof, opleiding) | Handleiding | Handleiding | Ja |
| Vervangend personeel in geval van onvoorziene omstandigheden | Moeilijk | Moeilijk | Ja |
| Voertuigen / materieel | Niet geschikt | Nee | Ja |
| Reistijd | Handleiding | Handleiding | Ja |
| Toegangsrechten voor gebruikers (managers, teams) | Beperkt | Nee | Ja |
| Export en rapportage (activiteit, volume) | Ja | Nee | Ja (inclusief export naar Excel) |
| Toegang via mobiele apparaten/op afstand | Gedeeltelijk | Nee | Ja (online) |
3 praktische voorbeelden hoe u de planning in uw dagelijkse werk kunt gebruiken
1) Permanentie: ervoor zorgen dat de dienst open blijft ondanks de afwezigheid van een personeelslid
Op een ochtend meldt iemand zich ziek. Zonder de juiste hulpmiddelen raken we in de „paniekmodus“: telefoontjes, berichten, last-minute wijzigingen in Excel-spreadsheets… en soms komt de informatie niet op tijd op de juiste plek terecht.
Met PlanningPME kan de coördinator direct zien :
- wie er in dat tijdsvak beschikbaar is (en niet al onderweg is of aan een workshop deelneemt)
- die over de nodige kwalificaties beschikt
- welke diensten van cruciaal belang zijn (dienstverlening zonder afspraak, waar veel bezoekers verwacht worden, enz.)
Resultaat : sneller vervangend personeel gevonden, minder stress en ononderbroken dienstverlening.
2) Mobiel team: planning van bemiddelaars, voertuigen en reistijden
Als het gaat om werken op afstand, is de echte vraag niet alleen „wie er werkt“, maar ook waar men werkt, welke middelen men gebruikt en hoe lang men werkt.
In PlanningPME kunt u plannen :
- veldteams
- voertuigen
- bestemmingen (wijk/stad/opvangpunt)
- reizen als een activiteit op zich
Op deze manier voorkomt u fouten in uw planning: : een voertuig wordt op hetzelfde tijdstip twee keer ingepland, of er wordt een werkplaatsafspraak gepland om 14.00 uur zonder rekening te houden met de reistijd van 45 minuten.
3) Workshop digitale vaardigheden en groepsactiviteiten: een evenwicht vinden tussen de verschillende
Workshops over digitale inclusie en thematische activiteiten zijn essentieel… maar ze mogen niet alle beschikbare tijd in beslag nemen ten koste van de dienstverlening aan de gebruikers.
Met PlanningPME krijgt u een duidelijk overzicht van de activiteiten van de week: :
- Openingstijden van de receptie/het kantoor
- Groepsworkshops
- Individuele begeleiding
- Tijd voor afstemming
Doelstelling : Om ervoor te zorgen dat de werkdruk goed wordt verdeeld, de werkplaatsen goed worden onderhouden en de kwaliteit van de dienstverlening consistent blijft.
Implementeer PlanningPME zonder dat dit extra werk met zich meebrengt
- Geef de belangrijkste categorieën activiteiten aan (ontvangst, administratieve procedures, diensten op het gebied van digitale vaardigheden, vervoer, workshops, coördinatie, reizen).
- Vermeld relevante vaardigheden en kwalificaties (bijvoorbeeld conflictpreventie, werken met specifieke doelgroepen).
- Zorg ervoor dat de werkplekken (zowel vaste als mobiele) worden voorzien van duidelijke en uniforme labels.
- Standaardiseer de aanduidingen voor afwezigheid (vakantie, ziekteverlof, compensatieverlof, opleiding) om ervoor te zorgen dat de informatie over de beschikbaarheid betrouwbaar is.
- Zorg voor een vaste werkwijze: een wekelijkse coördinatievergadering + een eenvoudige regel voor wijzigingen (bijvoorbeeld: wie keurt goed, wie brengt op de hoogte).
Een planning die de dienstverlening… en het team beschermt
Bij sociale bemiddeling gaat het niet alleen om het afvinken van een lijstje. Dat betekent dat we onze belofte nakomen om er voor de cliënten te zijn: bij de ontvangst, bij de begeleiding, bij de ondersteuning en soms ook door empathie te tonen. Met een gezamenlijk, gestructureerde planning vermindert u de mentale werkdruk, verloopt het inzetten van vervangend personeel soepeler en creëert u meer duidelijkheid voor de medewerkers in de frontlinie — precies daar waar de kwaliteit van de dienstverlening wordt bepaald.
Ze vertrouwen ons.
PlanningPME is een eenvoudig en volledige tool die efficiënt en vergaand planningbeheer biedt, waarbij afhankelijk van de behoefte, met veel mogelijkheden voor het compileren van bronnen (menselijke en materiële), knowhow, functies, projecten, classificaties, klanten… en natuurlijk de data- en uurtaken. Het is ook mogelijk om de tijd te berekenen die besteed is aan de diverse activiteiten, of de tijd van het gebruik van de materiële bronnen, de afwezigheid, de kosten voor de klant, statistieken te maken, automatisch per e-mail te communiceren enz. Samenvattend is dit planningsprogramma een echte aanrader. In Bagneux gebruiken wij het voor het beheer van de bussen, het beheer van de uitleen van softwareapparatuur, personeelsbeheer enz.
Mairie de Bagneux
FAQ
Ja. U stelt de dienstroosters op en zorgt ervoor dat tijdens de openingstijden de juiste vaardigheden beschikbaar zijn, waarbij u ruimte laat voor onvoorziene omstandigheden (vervangend en/of extra personeel).
Ja. U kunt zowel personeel als apparatuur binnen dezelfde tool inplannen, waardoor reserveringsfouten worden voorkomen en de organisatie van bezoeken wordt vereenvoudigd.
U kunt gegevens ophalen en naar Excel exporteren om belangrijke statistieken (volume, taakverdeling, tijd per activiteit) te bundelen en uw dashboards samen te stellen.
Ja. Met PlanningPME Web Access kunt u vaardigheden beheren en op basis daarvan specifieke taken toewijzen — handig voor functies die bepaalde kwalificaties vereisen en voor gevoelige taken.
