Wat zijn de kosten van de belangrijkste software voor planningsbeheer in 2024?

De planning is een fundamentele pijler in de organisatie en het beheer van middelen, zowel in een professionele als persoonlijke setting. In een professionele omgeving gaat planningsbeheer voornamelijk over de coördinatie van activiteiten, de verdeling van taken, time management en de optimalisatie van menselijke en materiële middelen. Met de evolutie van technologieën en de toename van de eisen aan efficiëntie en productiviteit, is planningssoftware een essentieel hulpmiddel geworden voor bedrijven van alle groottes.

Wat is planningssoftware?

Planningssoftware is een computerapplicatie die is ontworpen om gebruikers te helpen bij het efficiënt organiseren en beheren van schema's, taken en middelen. Deze tools stellen gebruikers in staat om schema's op een intuïtieve en flexibele manier te maken, bewerken en volgen. Ze bevatten vaak functies zoals absentieregistratie, projectplanning, beschikbaarheidsbeheer en nog veel meer.

Waarom is planningsbeheer cruciaal?

In een bedrijf is planningsbeheer om verschillende redenen essentieel:

1. Tijdoptimalisatie : Een goede planning helpt bij het efficiënt verdelen van werktijd en zorgt ervoor dat elke taak binnen de verwachte tijd wordt voltooid.
2. Vermindering van fouten : Door de planning te automatiseren, minimaliseert software het risico op menselijke fouten, zoals dubbele boekingen of het vergeten van belangrijke taken.
3. Verbetering van de productiviteit : Effectief planningsbeheer zorgt ervoor dat de beschikbare middelen, of het nu gaat om personeel, apparatuur of faciliteiten, optimaal worden benut.
4. Flexibiliteit en aanpassing : Met planningssoftware kunt u snel reageren op onvoorziene gebeurtenissen, zoals last-minute afwezigheden, wijzigingen in prioriteiten of noodgevallen, door eenvoudig uw planning te reorganiseren.
5. Transparantie en communicatie : Deze hulpmiddelen vergemakkelijken de communicatie tussen teams door een duidelijk overzicht te bieden van verantwoordelijkheden en toegewezen taken. Dit bevordert de samenwerking en samenhang binnen teams.

Soorten planningssoftware

Er is een grote verscheidenheid aan planningssoftware beschikbaar, elk afgestemd op specifieke behoeften:

• Teamschemabeheer : Bedoeld voor bedrijven die het werk van meerdere medewerkers of teams moeten organiseren.
• Projectmanagement : Ontworpen voor het beheren van complexe projecten met taakafhankelijkheden, tijdlijnen en uiteenlopende bronnen.
• Planning van personeelszaken : Gericht op het beheer van werkuren, verlof en afwezigheid van personeel.
• Reserveringsschema : Wordt gebruikt om reserveringen voor kamers, apparatuur of andere middelen te beheren.

Conclusie van de inleiding

Planningsbeheer kan, wanneer het goed wordt beheerst, de manier waarop een bedrijf dagelijks opereert, transformeren. Door planningssoftware te implementeren, kunnen bedrijven niet alleen tijd besparen, maar ook hun efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en beter voldoen aan de behoeften van hun klanten. In de huidige context waarin responsiviteit en organisatie belangrijke activa zijn, blijken deze tools waardevolle bondgenoten te zijn voor elke structuur die zijn interne processen wil optimaliseren.

Het kiezen van de juiste planningssoftware kan een uitdaging zijn, gezien de verscheidenheid aan opties die op de markt beschikbaar zijn. Om bedrijven en professionals te helpen een weloverwogen keuze te maken, is het cruciaal om de essentiële criteria te begrijpen die in overweging moeten worden genomen bij het selecteren van een dergelijke tool. Deze criteria bepalen niet alleen de effectiviteit van de software, maar ook de geschiktheid ervan voor de specifieke behoeften van de gebruiker.

1. Belangrijkste kenmerken

Bij het selecteren van planningssoftware is het belangrijk om de aangeboden functies te evalueren en te controleren of ze aansluiten bij de behoeften van het bedrijf. Hier zijn enkele onmisbare functies:

• Plannen en toewijzen van taken : De software moet het mogelijk maken om taken eenvoudig te plannen, ze aan verschillende personen of teams toe te wijzen, prioriteiten te stellen en deadlines in te stellen.
• Beschikbaarheidsbeheer : Het is essentieel dat de software het mogelijk maakt om de beschikbaarheid van middelen bij te houden, of het nu gaat om personeel, apparatuur of andere fysieke middelen.
• Afwezigheids- en verlofbeheer : Goede software moet hulpmiddelen bieden voor het beheren van afwezigheid, verlof en onvoorziene gebeurtenissen, om planningsproblemen te voorkomen en de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.
• Meldingen en herinneringen : Automatische meldingen voor aankomende taken of schemawijzigingen zijn essentieel om iedereen op de hoogte en alert te houden.
• Visualisatie van het schema : Een intuïtieve visuele interface (zoals kalenders, Gantt-diagrammen of Kanban-borden) is essentieel voor een snel en duidelijk overzicht van de planning.

2. Aanpassingsvermogen en flexibiliteit

Goede planningssoftware moet flexibel zijn om verschillende bedrijfsstructuren en branches te accommoderen. Dit omvat:

• Maatwerk : De mogelijkheid om weergaven, velden en workflows aan te passen aan specifieke bedrijfsprocessen.
• Schaalbaarheid : De software moet met het bedrijf mee kunnen evolueren en een toenemend aantal gebruikers, projecten of bronnen kunnen ondersteunen.
• Integratie met andere tools : Compatibiliteit met andere software (zoals ERP, CRM of communicatietools) is cruciaal voor een soepel en uniform beheer van de bedrijfsvoering.

3. Gebruikerservaring

De gebruikersinterface speelt een sleutelrol in software-acceptatie en effectiviteit. Een goede planningssoftware zou het volgende moeten zijn:

• Gemakkelijk te gebruiken : Een intuïtieve interface die geen uitgebreide training vereist om effectief te kunnen gebruiken.
• Toegankelijk : De software moet toegankelijk zijn op verschillende platforms (desktop, mobiel, web) om flexibel planningsbeheer mogelijk te maken, ongeacht waar de gebruiker zich bevindt.
• Meertalige ondersteuning : Voor internationale of meertalige bedrijven kan ondersteuning voor meerdere talen een doorslaggevende factor zijn.

4. Klantenservice en training

Het niveau van de klantondersteuning die de software-uitgever biedt, is een belangrijke factor om te overwegen:

• Technische ondersteuning : Zorg ervoor dat de leverancier responsieve en toegankelijke technische ondersteuning biedt, mocht er zich een probleem of vraag voordoen.
• Documentatie- en trainingsbronnen : Gebruikershandleidingen, online tutorials en trainingssessies kunnen het werken met de software voor teams aanzienlijk vergemakkelijken.

5. Beveiliging en naleving

Gegevensbeveiliging is een belangrijk aandachtspunt, vooral bij het beheer van gevoelige informatie zoals personeelsroosters, klantgegevens of details van strategische projecten:

• Naleving van regelgeving : Zorg ervoor dat de leverancier responsieve technische ondersteuning biedt. Zorg ervoor dat de software voldoet aan de huidige regelgeving (bijv. AVG in Europa) met betrekking tot gegevensbescherming.
• Toegangsrechten : Het vermogen om toegangsrechten voor elke gebruiker of groep gebruikers te beheren, is essentieel om de vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.

6. Kosten- en prijsmodel

Prijs is uiteraard een belangrijk criterium, maar deze moet worden beoordeeld in relatie tot de geboden functies en voordelen:

• Prijsmodel : Vergelijk verschillende prijsmodellen (eenmalige vergoeding, maandelijks of jaarlijks abonnement, prijs per gebruiker) om te bepalen welk model het beste bij uw behoeften en budget past.
• Toegevoegde waarde : Analyseer de prijs-kwaliteitverhouding door te kijken naar de functies, ondersteuning en updates die in de prijs zijn inbegrepen.
• Gratis proefperiode : Software die een gratis proefperiode aanbiedt, geeft u de mogelijkheid het product te testen voordat u een financiële verplichting aangaat. Dat is een pluspunt.

Conclusie van de selectiecriteria

Door deze criteria te overwegen, bent u beter voorbereid om een planningssoftware te selecteren die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften van uw bedrijf, maar ook mee kan groeien. Het is belangrijk om uw prioriteiten duidelijk te definiëren voordat u beschikbare producten gaat vergelijken, omdat u hiermee de tool kunt kiezen die het beste rendement op uw investering biedt en tegelijkertijd het beheer van uw schema's vereenvoudigt.

1. Asana

Asana is een project- en taakbeheerplatform dat is ontworpen om teams te helpen hun werk te organiseren, volgen en beheren. Asana is een van de populairste tools op het gebied van projectbeheer geworden, met name gewaardeerd om zijn gebruiksgemak en flexibiliteit. Het is geschikt voor zowel kleine teams als grote ondernemingen.

Belangrijkste kenmerken :

• Taakbeheer : Maak, wijs taken toe en volg ze met opties om vervaldatums en prioriteiten in te stellen en subtaken toe te voegen.
• Projecten : Organiseer uw werk in projecten en bekijk projecten als lijsten, Kanban-borden of kalenders.
• Samenwerkingen : Met Asana kunnen teamleden in realtime samenwerken met taakopmerkingen, vermeldingen van collega's en automatische meldingen.
• Portefeuilles : Beheer meerdere projecten tegelijkertijd, met overzicht over voortgang, status en risico's.
• Integraties : Asana kan worden geïntegreerd met veel andere tools, waaronder Slack, Microsoft Teams, Google Drive en meer.

Doelgroep : Asana is ideaal voor teams van elke omvang, vooral voor teams die op zoek zijn naar een eenvoudige maar krachtige tool om projecten gezamenlijk te beheren.

2. ClickUp

ClickUp is een alles-in-één werkbeheerplatform dat taakbeheer, samenwerking, documentatie, tijdregistratie en meer combineert.

Belangrijkste kenmerken :

• Taak- en projectbeheer : Met ClickUp kunt u taken op verschillende manieren maken en organiseren, bijvoorbeeld met lijsten, Kanban-borden, kalenders en Gantt-diagrammen.
• Automatiseringen : Maak automatiseringen om repetitieve taken te verminderen, zoals het automatisch toewijzen van taken of het verzenden van meldingen.
• Tijdregistratie : Houd rechtstreeks op het platform bij hoeveel tijd u aan elke taak besteedt, met opties voor gedetailleerde rapportage.
• Maatwerk : U kunt bijna elk aspect van de tool aanpassen, van taakvelden tot projectsjablonen, zodat deze perfect bij uw behoeften past.
• Documenten en wiki's : Maak documenten en wiki's rechtstreeks in ClickUp om informatie te centraliseren en toegankelijk te maken voor het hele team.

Doelgroep : ClickUp is met name geschikt voor teams die op zoek zijn naar een uiterst flexibele tool waarmee u project-, taak- en documentatiebeheer op één plek kunt centraliseren.

3. PlanningPME

PlanningPME is een softwareprogramma voor planningsbeheer dat is ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van alle bedrijven door middel van geavanceerd maatwerk. Het is gespecialiseerd in planningsbeheer, of het nu gaat om human resources, projecten of services, de intuïtieve interface maakt het zeer toegankelijk.

Belangrijkste kenmerken :

• Planningsbeheer : Maak en beheer schema's visueel, met de mogelijkheid om de uren van werknemers te plannen, de beschikbaarheid bij te houden en afwezigheid te beheren.
• Beheer van hulpbronnen : Visualiseer en optimaliseer het gebruik van middelen, voorkom werkoverbelasting en verdeel taken over teamleden.
• Waarschuwingen en meldingen : Ontvang meldingen over schemawijzigingen, tijdconflicten of belangrijke gebeurtenissen.
• Rapporten en analyses : Genereer gedetailleerde rapporten om werkverdeling, afwezigheid en algemene prestaties te analyseren.
• Schema's aanpassen : Pas weergaven en functies aan uw specifieke zakelijke behoeften aan.
• Integraties en API's : PlanningPME integreert met andere informatiesystemen, waardoor naadloze interoperabiliteit binnen het bedrijf mogelijk is.

Doelgroep : PlanningPME is ontworpen voor bedrijven die een tool nodig hebben die speciaal is bedoeld voor planningsbeheer. Deze tool is vooral handig in sectoren waar team- en resourcebeheer van cruciaal belang is.

4. Smartsheet

Smartsheet is een spreadsheet-geïnspireerd werkbeheerplatform dat de kracht van spreadsheets combineert met geavanceerde projectbeheerfuncties. De tool is vooral populair bij gebruikers met Excel-ervaring en biedt flexibiliteit om complexe projecten te beheren terwijl het gebruiksgemak behouden blijft.

Belangrijkste kenmerken :

• Geavanceerde spreadsheets : Maak dynamische spreadsheets om taken, projecten, budgetten en meer bij te houden met geavanceerde berekeningsmogelijkheden.
• Projectmanagement : Gebruik Gantt-diagrammen, Kanban-borden en kalenders om projecten te organiseren en de voortgang bij te houden.
• Automatiseringen : Automatiseer repetitieve processen met automatiseringsregels die meldingen, herinneringen of statuswijzigingen kunnen activeren.
• Samenwerking : Smartsheet maakt realtime samenwerking mogelijk met opmerkingen, vermeldingen en waarschuwingen.
• Dashboards en rapporten : Maak aangepaste dashboards en rapporten om een uitgebreid overzicht te krijgen van prestaties en resultaten.

Doelgroep : Smartsheet is ideaal voor bedrijven en teams die een flexibele en krachtige tool nodig hebben om complexe projecten te beheren, vooral voor degenen die vertrouwd zijn met spreadsheets. Het is zeer geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven.

5. Visual Planning

Visual Planning is een zeer configureerbare software voor planningsbeheer waarmee bedrijven uit verschillende sectoren hun middelen, projecten en teams efficiënt kunnen beheren.

Belangrijkste kenmerken :

• Visual Planning : Met Visual Planning kunt u schema's maken met behulp van visuele weergaven zoals kalenders, Kanban-borden en Gantt-diagrammen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om resources en projecten te beheren.
• Beheer van hulpbronnen : Houd toezicht op en beheer de inzet van menselijke, materiële en financiële middelen, zorg ervoor dat deze optimaal worden benut en voorkom planningsproblemen.
• Geavanceerde aanpassing : De tool biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor weergaven, rapporten en workflows, zodat deze voldoen aan de specifieke behoeften van elk bedrijf.
• Rapportage en analyse : Genereer gedetailleerde rapporten om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) te bewaken, gegevens te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen.
• Integraties en API's : Integraties: Net als Asana en PlanningPME integreert Visual Planning met veel andere tools.

Doelgroep : Visual Planning is bedoeld voor middelgrote tot grote bedrijven met complexe behoeften op het gebied van planningsbeheer, met name in sectoren zoals de bouw, techniek, gezondheidszorg en openbare dienstverlening.

Conclusie

Deze vijf producten bieden een divers scala aan functies die zijn afgestemd op verschillende behoeften op het gebied van planningsbeheer. Asana en ClickUp zijn met name krachtig voor collaboratief en flexibel projectbeheer, terwijl PlanningPME en Visual Planning opvallen door hun specialisatie in planningsbeheer en hun vermogen om zich aan te passen aan specifieke branches. Smartsheet combineert de vertrouwdheid van spreadsheets met geavanceerde projectbeheerfuncties, waardoor het ideaal is voor bedrijven met complexe processen om te beheren. Afhankelijk van uw specifieke behoeften kan elk van deze tools de juiste keuze zijn om planningsbeheer in uw organisatie te verbeteren.

Vergelijkingstabel van de versies Starter, Unlimited, Standard en Pro

Om te beginnen kunt u met de Starter-versie van Asana, de Unlimited-versie van ClickUP, de Standard-versie van PlanningPME en de Pro-versie van SmartSheet het product aanpassen met aangepaste velden op basis van uw activiteit.

Prijsvergelijkingstabel voor het inplannen van 19 technici

Als hoofd van de onderhoudsafdeling wil ik mijn technici inplannen

Vergelijkingstabel voor het inplannen van 49 medewerkers

Als manager van een bedrijf in de bouwsector wil ik het werk van 49 medewerkers plannen en hen allemaal toegang geven tot de tool.

Vergelijkingstabel van de versies Advanced, Business en Premium

Als u geavanceerde authenticatie wenst, moet u upgraden. Dit brengt extra kosten met zich mee.

Prijsvergelijkingstabel voor het inplannen van 199 technici

Als manager van een bedrijf met meerdere vestigingen en 1.000 werknemers moet de IT-afdeling 199 technici inplannen met veilige SAML-authenticatie

Het verschil tussen pay-per-user en pay-per-resource in planningssoftware, zoals PlanningPME, zit vooral in de manier waarop kosten worden berekend en toegepast op basis van gebruik en zakelijke behoeften. Hier volgt een uitleg van deze twee prijsmodellen:

1. Betaling per gebruiker

In het per-gebruiker-prijsmodel wordt de vergoeding berekend op basis van het aantal mensen dat de software zal gebruiken. Elke gebruiker is een afzonderlijke persoon die toegang tot de software nodig heeft om taken uit te voeren zoals het beheren van schema's, het maken van rapporten, communiceren met teams, etc.

Pay-per-User-functies :

• Prijzen : U betaalt een vast bedrag per maand of jaar voor elke gebruiker die een account heeft op de software. Bijvoorbeeld, als een abonnement € 10 per gebruiker per maand kost, en u hebt 10 gebruikers, dan zijn uw totale kosten € 100 per maand.
• Ideaal voor : Bedrijven waar de software actief wordt gebruikt door meerdere teamleden, die allemaal volledige functionaliteit en constante toegang tot de software nodig hebben.
• Voordelen :
  • Eenvoud : Gemakkelijk te begrijpen en te voorspellen, omdat de kosten lineair toenemen met het aantal gebruikers.
  • Schaalbaarheid : Hiermee kunt u eenvoudig het aantal gebruikers aanpassen op basis van de groei van uw bedrijf of seizoensgebonden behoeften.
• Nadelen :
  • Potentiële kosten : Kan duur zijn voor grote teams waarbij elk teamlid toegang moet hebben.

2. Betaling per bron

In het resource-based pricing model worden kosten berekend op basis van het aantal resources dat u beheert of inplant in de software, in plaats van het aantal mensen dat de software gebruikt. Een resource kan een werknemer, een machine, een kamer of iets anders zijn dat u moet plannen of beheren als onderdeel van uw activiteiten.

Kenmerken van betaling per bron :

• Prijzen : U betaalt op basis van het aantal actieve resources dat u beheert in de software. Bijvoorbeeld, als een resource € 5 per maand kost en u beheert 50 resources (zoals werknemers, apparatuur, etc.), dan zijn uw totale kosten € 250 per maand.
• Ideaal voor : Bedrijven waar de software voornamelijk wordt gebruikt voor het beheren van resourceplanning (zoals personeel, apparatuur, ruimtes).
• Voordelen :
  • Kosteneffectiviteit : Goedkoper als het aantal gebruikers hoog is.
  • Focus op resourcebeheer : Ideaal voor omgevingen waar resourceplanning cruciaal is.
• Nadelen :
  • Potentiële complexiteit : Kan moeilijker te voorspellen zijn als het aantal fluctuerende bronnen groot is of vaak varieert.

Conclusie

De keuze tussen betalen per gebruiker en betalen per resource hangt af van uw specifieke bedrijfsbehoeften. Als u een groot team hebt waarbij iedereen volledige toegang tot de software nodig heeft, is betalen per gebruiker wellicht geschikter. Aan de andere kant, als uw bedrijf zich richt op het beheren van specifieke resources, kan betalen per resource een kosteneffectievere en beter passende oplossing zijn.

Het kiezen van de juiste planningssoftware is cruciaal voor het optimaliseren van de organisatie en efficiëntie van uw bedrijf. De vijf tools die we hebben beoordeeld - Asana, ClickUp, PlanningPME, Smartsheet en Visual Planning - bieden elk hun eigen voordelen en de keuze van de beste tool hangt grotendeels af van uw specifieke behoeften, de grootte van uw team en uw budget.

Asana is een robuuste en gebruiksvriendelijke oplossing, die met name geschikt is voor teams die op zoek zijn naar een collaboratieve en gebruiksvriendelijke tool. Het blinkt uit in het beheren van eenvoudige tot gemiddelde taken en projecten, met prijzen die concurrerend blijven voor kleine en middelgrote teams. Voor complexere behoeften of zeer grote teams kunnen de kosten echter snel stijgen.

ClickUp onderscheidt zich als een zeer flexibel alles-in-één platform dat uitstekende waar voor uw geld biedt. De mogelijkheid om veel aspecten van projectmanagement te centraliseren (taken, documenten, tijdregistratie, etc.) maakt het een geweldige keuze voor bedrijven die op zoek zijn naar een aanpasbare en betaalbare tool. De steilere leercurve kan echter een afschrikmiddel zijn voor sommige beginnende gebruikers.

PlanningPME biedt efficiënt beheer van schema's, human resources en projecten. Het is met name geschikt voor bedrijven die specifieke behoeften hebben op het gebied van schemabeheer en teamplanning. PlanningPME biedt een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.

Smartsheet combineert de kracht van spreadsheets met geavanceerde projectmanagementfuncties, waardoor het ideaal is voor gebruikers die flexibiliteit en automatiseringsmogelijkheden nodig hebben. Het is een geweldige keuze voor bedrijven die complexe projecten moeten beheren en al vertrouwd zijn met tools als Excel. Voor kleinere teams of eenvoudigere projecten kunnen de kosten van Smartsheet echter te hoog zijn.

Visual Planning is een zeer configureerbare planningsbeheertool, die met name geschikt is voor grote bedrijven of branches met specifieke behoeften op het gebied van resource- en planningsbeheer. De kosten en complexiteit maken het echter vooral geschikt voor grote organisaties met een substantieel budget en een team dat in staat is om van alle functies te profiteren.

Kortom, de keuze voor de beste planningssoftware hangt af van uw specifieke context:

• Als u op zoek bent naar een gebruiksvriendelijke tool voor eenvoudige tot middelzware samenwerkingsprojecten, dan is Asana een prima optie.
• Als u op zoek bent naar een flexibele, veelzijdige alles-in-één oplossing voor een concurrerende prijs, dan is ClickUp moeilijk te verslaan.
• Bent u een bedrijf met specifieke behoeften op het gebied van planningbeheer? Dan biedt PlanningPME u een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
• Voor bedrijven die geavanceerd beheer van complexe projecten met een spreadsheet-achtige interface nodig hebben, is Smartsheet een goede keuze.
• Voor grote organisaties die behoefte hebben aan uitgebreide maatwerkoplossingen en complex resourcebeheer, kan Visual Planning een investering zijn die zich ruimschoots kan terugverdienen.

Ongeacht uw situatie raden wij u aan om de proefversies of demo's van deze softwareprogramma's te bekijken om te bepalen welke het beste bij uw specifieke behoeften past, voordat u een financiële toezegging doet.