Alles wat u moet weten over interventiebladen, van hun creatie tot hun gebruik.

Hervé Kopyto
09/02/2024 10 min lezen
GA DIRECT NAAR EEN SECTIE
  1. Wat is een interventieblad?
  2. Wat is het doel van een interventieblad?
  3. Bij welke beroepen gebruiken we interventiefiches?
  4. Welke hulpmiddelen zijn er om interventiebladen te maken en de geschiedenis van interventies bij te houden?
  5. Hoe maak ik een interventiebladsjabloon met Excel?
  6. FAQ

In een notendop

Dit artikel gaat dieper in op het idee van een interventieblad, een essentieel hulpmiddel bij verschillende beroepen en activiteiten, met name bij onderhoud, probleemoplossing en huishoudelijke hulp. Het onderzoekt het doel van deze werkbladen, de sectoren die ze gebruiken en hoe je er een kunt maken met tools als Excel. Of u nu een computer- of airconditioningtechnicus bent, deze gids biedt u een uitgebreid overzicht van de ontwikkeling en het gebruik van interventiebladen, inclusief de hulpmiddelen om de geschiedenis van deze interventies bij te houden.

Wat is een interventieblad?

Definitie

Een interventiefiche is een gestandaardiseerd document waarin alle informatie met betrekking tot een technische interventie of een verleende dienst wordt vastgelegd. Dit blad kan op papier of digitaal zijn (zoals een pdf) en wordt doorgaans gebruikt om verschillende soorten activiteiten bij te houden en te plannen. Deze activiteiten kunnen bestaan ??uit, maar zijn niet beperkt tot, onderhoudswerkzaamheden, probleemoplossing, hulp bij het huishouden of enige andere vorm van technische of professionele dienstverlening. Het interventieblad bevat details zoals de datum van de interventie, de naam van de verantwoordelijke technicus, de beschrijving van de taak of het opgeloste probleem, de gebruikte materialen, de bestede tijd en andere relevante informatie. Het dient zowel als communicatiemiddel tussen de verschillende betrokken partijen (zoals de technieker, de klant en het management) als als register voor monitoring en de historie van interventies.

Wat is het doel van een interventieblad?

Het hoofddoel van een interventiefiche is om op een gedetailleerde en gestructureerde manier alle acties en informatie te documenteren die verband houden met een technische interventie of verleende dienst. Hier volgen enkele specifieke doeleinden waarvoor deze werkbladen doorgaans worden gebruikt:

  • Traceerbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening : Met het formulier kunt u precies bijhouden wat er is gedaan, door wie, wanneer en hoe. Dit draagt ??bij aan het handhaven van een hoog serviceniveau en zorgt ervoor dat alle fasen van de interventie worden uitgevoerd in overeenstemming met de normen en verwachtingen.
  • Communicatie : Het dient als referentiepunt voor de communicatie tussen verschillende belanghebbenden, zoals technici, managers en klanten. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft de verwachtingen en uitkomsten van de interventie.
  • Resourceplanning en -beheer : Taakkaarten kunnen helpen bij het plannen van toekomstige banen door gegevens te verstrekken over materiaalvereisten, de tijd die nodig is om bepaalde taken uit te voeren, en meer. Dit soort informatie is cruciaal voor effectief middelen- en tijdmanagement.
  • Geschiedenis en archivering : Het bijhouden van eerdere interventies kan zeer nuttig zijn voor het oplossen van toekomstige problemen of om juridische redenen. De advertentiegeschiedenis kan patronen of terugkerende problemen laten zien die aandacht behoeven.
  • Facturering en transparantie : In bepaalde gevallen kan de interventiefiche dienen als basis voor de facturatie van de geleverde diensten. Het biedt een gedetailleerd overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden, wat kan helpen de kosten te rechtvaardigen en volledige transparantie voor de klant te bieden.

Bij welke beroepen gebruiken we interventiefiches?

Interventiebladen worden gebruikt in een verscheidenheid aan beroepen en sectoren waarbij technische werkzaamheden, onderhoud, probleemoplossing of huishoudelijke hulp betrokken zijn. Hier zijn enkele voorbeelden van beroepen en vakgebieden waarin deze bladen vaak worden gebruikt:

  • Industrieel onderhoud : In de industriële sector gebruiken onderhoudstechnici werkbladen om reparaties, inspecties en preventief onderhoud van apparatuur en machines bij te houden.
  • Computertechnologie : Computerprobleemoplossers en netwerkbeheerders gebruiken deze bladen om de details van de aangetroffen problemen en de geboden oplossingen vast te leggen, variërend van eenvoudige foutopsporing tot het opzetten van complexe netwerken.
  • Thuis hulp : Thuishulpprofessionals, zoals zorgverleners of huishoudsters, kunnen interventiebladen gebruiken om de diensten te noteren die tijdens hun bezoeken worden verleend, of het nu gaat om medische zorg of huishoudelijke taken.
  • Airconditioning en verwarming : Technici die airconditioning- en verwarmingssystemen installeren of repareren, gebruiken deze bladen om systeemspecificaties, vervangen onderdelen en andere relevante details te noteren.
  • Loodgieter : Op het gebied van loodgieterswerk kunnen deze bladen worden gebruikt om interventies op te volgen, of het nu gaat om reparaties, installaties of regulier onderhoud.
  • Publieke Werken : Ingenieurs en technici van openbare werken kunnen ook werkbladen gebruiken om de details van hun projecten te documenteren, zoals het repareren van wegen of het installeren van openbare infrastructuur.
  • Elektriciteit : Elektriciens gebruiken deze bladen om informatie vast te leggen over elektrische installaties en reparaties, inclusief circuitspecificaties, gebruikte materialen en uitgevoerde tests.
  • Gezondheid : In de gezondheidszorg gebruiken technici die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van medische apparatuur kaarten om onderhoud en reparaties bij te houden die zijn uitgevoerd aan apparaten zoals scanners, röntgenapparatuur, enz.

Deze voorbeelden zijn niet uitputtend en de interventiebladen kunnen worden aangepast aan vele andere beroepen en sectoren waar het belangrijk is om taken te volgen, de traceerbaarheid te behouden en een constante kwaliteit van de dienstverlening te garanderen.

Welke hulpmiddelen zijn er om interventiebladen te maken en de geschiedenis van interventies bij te houden?

Om interventiefiches te creëren en een gestructureerde geschiedenis van de verschillende uitgevoerde missies bij te houden, kunnen verschillende tools en software gebruikt worden, waaronder:

  • Gespecialiseerde software voor interventiebeheer

    PlanningPME is een flexibele planningstool die niet alleen de creatie en het beheer van interventiefiches vergemakkelijkt, maar ook de historisering ervan. Het maakt een uitgebreide aanpassing van de platen mogelijk, waardoor de aanpassing aan verschillende beroepen en sectoren wordt vergemakkelijkt. Bovendien vergemakkelijkt het de planning van middelen en teams, terwijl het een duidelijke en beknopte visie op de interventieplanning biedt.
  • Computerondersteunde onderhoudsmanagers (CMMS)

    Deze software is vooral nuttig in sectoren waar onderhoud en technische interventies regelmatig plaatsvinden en nauwgezette monitoring vereisen.
  • Klantrelatiebeheersystemen (CRM)

    Sommige CRM's bieden functionaliteiten waarmee u interventiefiches kunt aanmaken en monitoren, waardoor een effectieve en gestructureerde klantenopvolging mogelijk is.
  • Office-suites (zoals Microsoft Office)

    Software zoals Excel of Access kan worden geconfigureerd om interventiebladen te maken en op te slaan, hoewel deze oplossingen over het algemeen minder geoptimaliseerd zijn voor interventiebeheer dan speciale software zoals PlanningPME.
  • Cloudplatforms en online samenwerkingsoplossingen

    Deze tools maken realtime samenwerking en externe toegang tot interventiebladen mogelijk, waardoor het interventiebeheer voor geografisch verspreide teams wordt vergemakkelijkt.

Elk instrument heeft zijn eigen voordelen, en de keuze zal afhangen van verschillende factoren, waaronder het budget, de specifieke kenmerken van het beroep en het volume van de te beheren interventies. Software zoals PlanningPME biedt een complete oplossing die kan worden gepersonaliseerd om aan de specifieke behoeften van elk bedrijf te voldoen, waardoor de creatie van interventiefiches en het behoud van een gestructureerde geschiedenis van de uitgevoerde interventies wordt vergemakkelijkt.

Hoe maak ik een interventiebladsjabloon met Excel?

Het maken van een interventiebladsjabloon met Excel is relatief eenvoudig en kan worden gepersonaliseerd op basis van de specifieke behoeften van uw activiteit. Hier vindt u een stapsgewijze handleiding voor het maken van een basissjabloon:

  • Open Excel en maak een nieuw document :
    Start Microsoft Excel en maak een nieuw bestand. Geef dit bestand een relevante naam, bijvoorbeeld 'Sjabloon interventieblad'.
  • Kopteksten instellen :
    Voer op de eerste regel de kopteksten in van de velden die u in uw formulier wilt opnemen. Bijvoorbeeld : Datum, naam van de technicus, klant, adres, beschrijving van het probleem, uitgevoerde acties, gebruikte materialen, gewerkte uren, kosten.
  • Opmaak :
    Gebruik opmaak om het blad leesbaarder en professioneler te maken: Maak kopjes vetgedrukt; Gebruik randen om velden van elkaar te scheiden; Pas achtergrondkleuren toe om kopteksten van gegevens te onderscheiden
  • Formules toevoegen :
    Als u wilt dat bepaalde berekeningen automatisch worden uitgevoerd, zoals het berekenen van de totale materiaalkosten of gewerkte uren, kunt u Excel-formules toevoegen in de daarvoor bestemde cellen.
  • Voeg ruimte in voor handtekeningen :
    Voeg in de cellen onderaan het formulier een ruimte toe voor de handtekeningen van de technicus en de klant, om het formulier officieel te maken.
  • Back-up en export :
    Zodra uw sjabloon klaar is, slaat u deze op uw computer op. U kunt het ook naar PDF converteren als u het wilt afdrukken of e-mailen.
  • Gebruik en update :
    Gebruik dit sjabloon voor elke nieuwe interventie. Na verloop van tijd kan het nodig zijn om het bij te werken met nieuwe velden of verbeteringen.
  • Door Excel te gebruiken, kunt u niet alleen een functioneel interventiebladsjabloon maken, maar ook geavanceerde functies benutten, zoals formules om bepaalde aspecten te automatiseren en grafieken om analyses uit te voeren. Het gebruik van Excel om uw interventiefiches te beheren biedt ook een voordeel op vlak van integratie met andere Microsoft-tools, maar ook met gespecialiseerde software zoals PlanningPME, die kan helpen interventies efficiënter te plannen en op te volgen.

FAQ

Neen, het nut van interventiefiches hangt af van de aard van het bedrijf en de diensten die het levert.

Ja, cloudoplossingen bieden het voordeel van toegankelijkheid en eenvoudig delen van gegevens.

Nee, de digitale vorm wordt steeds gebruikelijker en ecologischer. Sommige bedrijven geven echter nog steeds de voorkeur aan de gedrukte versie.

De regelgeving kan variëren afhankelijk van de sector, maar over het algemeen wordt aanbevolen om de administratie voor een minimale periode te bewaren vanwege traceerbaarheidsredenen.