Wekelijkse planning | Waarom en hoe het te doen

Definitie

De weekplanner wordt meestal gepresenteerd in de vorm van een duidelijke, kleurrijke tabel en is een soort zakelijke kalender of weekplanner. Onder dit kinderlijke mom is het een krachtige oplossing voor optimaal tijdbeheer. Van maandag tot vrijdag, van dinsdag tot zaterdag, enzovoort, biedt het een uitgebreide weekoverzicht en een nauwkeurig beeld van de taken die elke dag moeten worden uitgevoerd. Zodat de directeur, manager of medewerker de te nemen acties en prioriteiten kan identificeren.

Met een weekschema - als een kaart over verschillende opeenvolgende dagen - kun je :

• tijdslots toewijzen om aan bedrijfsbehoeften te voldoen ;
• werkperiodes onderverdelen (eigenlijke werk, lunchpauzes, vergaderingen, training, enz.) ;
• beschikbaarheid delen tussen teamleden ;
• de aandacht vestigen op de organisatie als geheel voor meer proactie.

Dit tijdschema moet uiteraard worden aangepast aan het bedrijfsplan van het bedrijf dat het gebruikt..

Het voordeel van organiseren

Kunnen verwijzen naar een tabel die alle activiteiten centraliseert, is een comfort op het werk dat bijdraagt tot het algemene welzijn. Net als een sportcoach die op een bord de positie en rol van elke speler op het veld beschrijft, weet iedereen wat hij individueel en collectief kan verwachten:

• Uit te voeren werkzaamheden op tijdstip T ;
• positionering van teamleden ;
• status van aanverwante diensten ;

Het voordeel van flexibel zijn

Dat brengt ons bij het tweede voordeel: flexibiliteit. Stel je voor dat je achter het stuur van je auto zit met een route voor je uitgestippeld. Maar als je te maken krijgt met het weer, wegwerkzaamheden of een ongeluk: zelfs met een goede GPS is de weg waarschijnlijk niet zoals je hem had voorgesteld. Het kan zijn dat je te maken krijgt met onvoorziene omstandigheden om weer op het juiste spoor te komen. Hetzelfde geldt wanneer je je weekschema opstelt. Er wordt een ideale koers uitgestippeld, maar die ligt nooit vast. Het is een wekelijks plan dat is ontworpen om je te ondersteunen, maar jij hebt de leiding.

Het voordeel van anticiperen

Het gevolg van flexibiliteit: prioriteiten stellen en anticiperen. Als je een beslissend project hebt lopen, zal het gemakkelijker voor je zijn om de gevolgen ervan binnen het team te begrijpen. Het enige wat je moet doen is het project in verschillende fasen structureren of nieuwe medewerkers inschakelen. Zo kun je :

• controle houden over de gedetailleerde organisatie;
• deadlines halen.

Het voordeel van educatief en productief zijn

Door een online tool voor werktijdbeheer te gebruiken, wordt het heel gemakkelijk om een duidelijk schema op te stellen dat ieders ritme respecteert. Alle wijzigingen zijn zichtbaar zodra de gegevens zijn opgeslagen, Deelnemers worden onmiddellijk op de hoogte gebracht van de activiteit van een persoon, zijn aanwezigheid in een vergadering, enz. Het vermijden van overbodige uitwisselingen (die legio zijn van maandag tot vrijdag) heeft als voordeel dat het de waarde van individuen verhoogt en de productiviteit genereus beïnvloedt.

In een notendop

Het organiseren van je dagelijkse taken met een weekschema bevordert het begrip, de samenhang en dus het succes van je opdrachten. Met oefening kun je snel en in één oogopslag individuele en gezamenlijke doelstellingen delen en kanaliseren. Zo kun je de komende week met vertrouwen tegemoet zien, wat je rol in het bedrijf ook is.

Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier zijn de 5 belangrijkste stappen om dit te bereiken.

Maak een lijst van je taken

Van de belangrijkste taken tot de kleinste:

• Maak een samenvatting van alle te bereiken doelstellingen, in de vorm van een lijst of een boomstructuur (wat je het meest zinvol vindt).
• Verzamel al je informatie op één plek en gebruik het als database om je weekkalenders te maken.
• Maak een modeltaaklijst die je met oefening kunt verfijnen.

Maak een lijst van je bronnen

Voor elk uit te voeren project moet je een team toewijzen, of beter gezegd, medewerkers. Om dit te doen, is het essentieel om je middelen te inventariseren, d.w.z. :

• Het aantal diensten
• De rol van de teams
• De kwalificaties en namen van mensen die aan de eisen kunnen voldoen.

Deze eerste stap is essentieel voor de presentatie van de rijen en kolommen die zullen verschijnen op je toekomstige weekschema.

Ons advies voor deze eerste 2 stappen (en de volgende): als je het met een groep doet, zal het stimulerender zijn en zul je het minder snel vergeten.

Bepaal je prioriteiten en deadlines

Een andere cruciale fase: ga aan de hand van de tijdslots die voor jou van belang zijn terug naar je boomstructuur of je takenlijst om de prioriteiten te bepalen. Voor elke regel met taken of wekelijkse doelstellingen heb je :

• Een overeenkomstige deadline toewijzen ;
• Bepaal de tijd die nodig is om het project af te ronden ;
• Personeel selecteren om succes te garanderen ;
• Het juiste moment bepalen om het project te starten ;

Ons advies voor deze 3e fase :
Gebruik duidelijke, beknopte rubrieken om je weekschema op te stellen en laat altijd ruimte voor onvoorziene gebeurtenissen. (Vervangingsdagen en -personeel bij afwezigheid).

Plan je missies op belangrijkheid

Het stellen van prioriteiten voor je wekelijkse taken kan een echte hoofdpijn zijn. Daarom maakt een weekplanning het makkelijker voor je om ze te organiseren. Deze prioriteiten omvatten

• Onderscheid maken tussen korte- en langetermijndoelstellingen ;
• Verdeel lange deadlines in korte taken ;
• Verspreid je opdrachten over meerdere weken.

Ons advies voor deze 4e fase :
Geef informatie zo vroeg mogelijk door aan je teams. Ze zullen het initiatief waarderen en zich beter van tevoren kunnen voorbereiden.

Wekelijks overzicht

Of het nu aan het begin, in het midden of aan het einde van de week is, het is aan jou om je tempo te kiezen. Maar verwaarloos het wekelijkse overzicht niet, want daarmee kun je :

• Moedig uw werknemers aan ;
• Zorg dat je op tijd bent ;
• Snel obstakels en hindernissen identificeren ;
• Oplossingen vinden om onmiddellijk terug te kerent ;

Ons advies voor deze 5e en laatste fase:
Aarzel niet om je collega's erbij te betrekken. Ze kunnen je hun eigen visie geven en zullen des te meer betrokken zijn bij het project en de deadlines.

Maak een weekplanning

Excel-schema's

De beroemde spreadsheetsoftware is het gereedschap bij uitstek voor veel bedrijven en maakt het eenvoudig om op te zetten en de eerste ervaring op te doen met zelfstandig werken. Zodra je de functies onder de knie hebt, kun je snel en eenvoudig een weekkalender maken en implementeren in je bedrijf.

De voordelen van een Excel-managementgrafiek

Je vindt allerlei vooraf ontworpen weekplanners op Microsoft media. Beschikbare planningsjablonen voor gebruikers, die je kunt selecteren en aanpassen aan je middelen en opdrachten. Perfect voor een vaste organisatie, maar veeleisender als het gaat om het veranderen van je schema in de loop van de week.

De nadelen van Excel-planning

De Excel-spreadsheet is een handige manier om aan de slag te gaan met planningsbeheer, maar kan - aan de andere kant - een bron van fouten blijken te zijn. Omdat dit type apparaat niet echt intuïtief is, vereist het grote nauwkeurigheid en vaardigheden die een virtuoos waardig zijn. Zelfs met een kleine structuur moet je onthouden dat het succes volledig op jouw schouders rust. Roosterbeheer heeft zijn beperkingen, want het is erg tijdrovend voor de verantwoordelijke persoon.

Online planning en software

Het is een "nieuwe" generatie planners, met een groot aantal functies om je dagelijkse leven gemakkelijker te maken. Maar in werkelijkheid is het niet zo'n 'nieuwe' generatie. Het bewijs, op PlanningPME, we ontwikkelen al meer dan 20 jaar oplossingen voor het beheren van bedrijfsplanningen. Sterker nog, sinds 2002 streven we er voortdurend naar om je nog betere alternatieven te bieden. en samenwerking, waarbij menselijke behoeften en productiviteit met elkaar in overeenstemming worden gebracht.

Voordelen van een aangesloten weekplanner

• Stel parameters in die overeenkomen met je kernactiviteiten.
• Hiermee kunt u schema's maken die voldoen aan de wetgeving.
• Beperkt menselijke fouten.

Het opstellen van een weekplanning met de hulp van begeleid management zal de weg vrijmaken voor een serene organisatie. Vooral als je beroep frequente aanpassingen vereist.

PlanningPME-oplossingen

Personeelsroosters, vakanties en afwezigheden, taakbeheer, projecten, bezetting van vergaderzalen, training, telewerken, enz. Onze intuïtieve oplossingen voldoen aan alle bedrijfsbehoeften, ongeacht de grootte van het bedrijf.

• Geautomatiseerde planningssoftware ;
• Collaboratieve online planning ;
• Diensten voor ondersteuning, advies en training ;

Geïnteresseerd in een efficiënt, interactief weekschema? PlanningPME beantwoordt je eerste vragen.