Hoe maak je een planning online met PlanningPME Web Access?

De krachtige tools van PlanningPME laten u toe de planning van uw professionele evenementen op een dagelijkse basis te vereenvoudigen. Of het nu gaat om het organiseren van vergaderingen, de planning van interventies of het beheer van uw personeel, planningPME is de ideale oplossing om een overzichtelijke online planning te maken en te delen met de gekozen personen.

Leer stap voor stap gezamenlijk uw online planning te maken met deze tutorial.
Gelieve de volledige gebruikershandleiding te raadplegen om de gedetailleerde features van PlanningPME Web Access te ondekken

PlanningPME Web Access is een flexibele planning die door meerdere personen tegelijkertijd geraadpleegd kan worden. De planning is bijzonder gebruiksvriendelijk en zeer aanpasbaar aan uw werkplanning om het beheer van uw bedrijf te vereenvoudigen.

Indien u PlanningPME kiest voor het beheer van uw planning, kunt u snel uw agenda indelen en effectief communiceren met een maximum aantal personen binnen uw bedrijf.

Beheer uw planning online


Creatie en toegang tot uw online planning

U ontving een web koppeling of een URL waardoor u verbinding kunt maken van om het even welke computer met een internetverbinding en een webbrowser zoals Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Chrome, Microsoft Edge of Safari. Als dat niet het geval is, nodigen wij u uit om dit formulier in te vullen voor de aanmaak van uw online planning.
Klik op de link die naar u werd verzonden en voer uw gebruikersnaam en paswoord in. Afhankelijk van de gebruikersrechten, heeft men meer of minder mogelijkheden m.b.t. weergave en wijzigingen. De taal kan gewijzigd worden via de icoon "wereldbol" in de rechterbovenhoek van het venster: Frans, Engels, Duits, Nederlands, Spaans, Italiaans of Zweeds.

Aansluiting op online inplannen

Beheer uw personeel en uw materiaal

Beheer uw medewerkers en materiaal: technici, trainers, uitzendkrachten, voertuigen, vergaderzalen, etc. … en organiseer hen per taak. Hiervoor creëert u uw middelen via het menu "Data"Menu Data-> "Middelen" en uw diensten via het menu "Data" -> "Taken"

People management bij het plannen

Personaliseer de weergave kleur van elk middel, bepaal het type (menselijk of materiaal) en wijs ze toe aan één of meerdere taken.


Vervolgens kunt u op de planning uw medewerkers filteren per taak of afdeling dankzij deze filter: Filter de data in de planning.

Filter de gegevens in het schema

Het is ook mogelijk meerdere taken weer te geven en de toegang tot de verschillende taken te beperken afhankelijk van de schrijf- en leesrechten die aan elke gebruiker werden toegekend.

Plan evenementen, afspraken en afwezigheden.

Allerlei soorten evenementen kunnen worden gepland via de planningssoftware: afspraken, vergaderingen, interventies, trainingen, verlof, enz.…
- een taak wordt weergegeven door een rechthoek met effen kleur.
- een afwezigheid wordt weergegeven door een rechthoek met een schaduw kleur.

Plan afspraken en afwezigheden.

Hoe een nieuw evenement aanmaken ?

Hier zijn de verschillende manieren om taken te maken:
- Teken een taak op uw planning via uw muis
- Klik met de linker muisknop in uw planning
- Klik op de knop “+” en kies “Nieuwe taak”
Het onderstaande venster wordt geopend en u kunt de verschillende informatie raadplegen

Het creëren van een nieuw evenement in het schema

Hoe maak ik een afwezigheid aan?

Hier zijn de verschillende manieren om een afwezigheid aan te maken:
-Teken een rechthoek op de planning door de "CTRL" ingedrukt te houden,
- Klik op de knop “+” en selecteer “Nieuwe onbeschikbaarheid”.

Het venster Afwezigheden wordt geopend en u kunt zeer snel zien welk personeel afwezig is en welke materialen niet beschikbaar zijn.

Personaliseer de gegevens die worden weergegeven op uw dashboard.

U kunt de velden selecteren die worden weergegeven op uw planning via het menu "Data" -> "Beschrijving". - Tekst: rechthoek die de taken afbeeldt.
- Scherminfo: gele rechthoek die wordt weergegeven wanneer u met de cursor van uw muis over een evenement gaat.

De geselecteerde informatie wordt zo aangepast aan uw werkagenda:

Beschrijving gebeurtenis planning

De filters die beschikbaar zijn aan de bovenkant van uw planning laten u op een eenvoudige manier de weergave kiezen die u wenst te zien.

schema Bekeken

tijdschema, dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse

Pas op een eenvoudige manier het uitzicht van uw planning aan. Bv. per uur in uw dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning.

Door rechtstreeks te klikken op het lint, wijzigt u de weergegeven periode. Bijvoorbeeld: indien u klikt op een dag van de week, verschijnt uw planning in de dagelijkse weergave. Indien u klikt op een weeknummer, wordt uw schema weergegeven in de wekelijkse weergave.

Filters

De iconen laten u toe om filters te activeren (middelen, competentie, categorie, …) zodat u in enkele klikken de informatie te verkrijgen die u interesseert.

Creëer gebruikers met specifieke toegangen.

Door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord heeft elke gebruiker toegang tot de planning met specifieke rechten. U kunt dus, voor elke gebruiker de toegang tot één of meerdere diensten definiëren evenals de autorisatie geven om toevoegingen, wijzigingen, verwijderingen van taken, afwezigheden, klanten,… uit te voeren.
Er zijn twee stappen om gebruikers aan te maken in het menu “Instellingen”:
- Creatie van een groep met specifieke rechten,
- Creatie van gebruikers toegewezen aan een groep en met een specifieke toegang voor elke dienst.

Rechten van de gebruikers op het schema

Vergemakkelijk uw dagelijkse planning met deze functies

Kopiëren / plakken

Selecteer een taak of een afwezigheid en klik rechts, kies “Kopiëren”. Klik vervolgens rechts op “Plakken” in het gebied dat u hebt geselecteerd.

Het creëren van multi-resources taken (vergadering, het oplossen van problemen, respons)

Klik in het "Taak" venster op "Meer" en het tabblad "Bronnen" wordt weergegeven. Selecteer de personen die betrokken zijn bij deze taak en klik op "Opslaan". Wanneer u deze taak verplaatst, dan wordt dit verplaatst voor alle betrokkenen.

Drag and Drop

Selecteer een gebeurtenis en houdt de linker muisknop ingedrukt. Vervolgens verplaatst u de rechthoek waar u wilt.

Clients Management

Afhankelijk van uw behoeften, kunt u uw klanten beheren vanuit de toepassing PlanningPME Web Access.
Het aantal klanten is ongelimiteerd. Wanneer u deze optie wilt inschakelen, ga naar het menu "Instellingen" en vervolgens "Opties" -> "Taak" en vink de optie aan "Koppelen van een klant aan de taak". U kunt uw klanten vervolgens beheren in het menu "Data" toevoegen, wijzigen en verwijderen. Daarna krijgt u toegang tot de historiek met alle activiteiten per klant evenals een weergave per klant op het gebied van de planning.